en
en

Zapytanie dot. szacowania wartości usługi wynajem Sali konferencyjnej wraz z poczęstunkiem

Zapytanie dot. szacowania wartości usługi wynajem Sali konferencyjnej wraz z poczęstunkiem na potrzeby organizacji wydarzenia inaugurującego Tydzień Turystyki Polskiej podczas EXPO w Mediolanie w dniu 18 maja 2015 r.

Zapytanie dot. szacowania wartości usługi wynajem Sali konferencyjnej wraz z poczęstunkiem na potrzeby organizacji wydarzenia inaugurującego Tydzień Turystyki Polskiej podczas EXPO w Mediolanie w dniu 18 maja 2015 r.

Polska Organizacja Turystyczna poszukuje Sali konferencyjnej na terenie miasta Mediolan, Włochy,
w której możliwe będzie zorganizowanie rozbudowanego scenograficznie i technicznie, wydarzenia promocyjnego w dniu 18 maja 2015 r. od godz.19:00. Usługa obejmuje również catering.
Wydarzenie inauguracyjne dotyczy Tygodnia Turystyki Polskiej organizowanego przez Polską Organizację Turystyczną w dniach 18-24 maja br. we współpracy z wybranymi regionami Polski.
W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o oszacowanie wartości usługi polegającej na rezerwacji Sali oraz poczęstunku dla maks.200 osób w dniu 18 maja wg poniższych wytycznych.
Wymagania dotyczące Sali:
• Obiekt renomowany, o standardzie minimum 4 gwiazdki;
• Lokalizacja w centrum Mediolanu;
• Łatwy dostęp do miejsca przy wykorzystaniu środków komunikacji miejskiej – ze szczególnym uwzględnieniem metra;
• Powierzchnia minimalna Sali wraz z pomieszczeniami przyległymi – 500 m2 (w tym foyer, garderoby dla prowadzących oraz obsługi technicznej);
• Oddzielny dostęp techniczny do Sali z zewnątrz budynku;
• Możliwości techniczne Sali umożliwiające podłączenie profesjonalnego nagłośnienie, oświetlenia oraz sprzętu projekcyjnego w tym podwieszanego;
• Minimalna wysokość Sali – 3,5 od najniższego elementu w stropie lub zamontowanego na suficie;
• Możliwość montażu i demontażu w nocy przed i po wydarzeniu;
• Zapewnienie miejsc parkingowych dla samochodów dostawczych w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia technicznego;
• Zapewnienie min. 3 miejsc parkingowe dla organizatorów;
• Obsługa techniczna podczas montażu, demontażu oraz podczas trwania wydarzenia – min.
1 os.;
• Aranżacja Sali – stoliki okrągłe o śr. maks.80 cm dla 4 osób każdy – min.20 szt., krzesła, stoliki koktajlowe – sala musi pomieścić do 200 osób.
Wymagania dotyczące cateringu:
• Restauracja lub firma realizująca serwis cateringowy – standard min. 4 gwiazdki; mile widziana gwiazdka Michelina lub jej odpowiednik w zakresie kuchni slow food;
• Welcome drink – wino oraz napoje bezalkoholowe – soki, napoje gazowane;
• Menu – możliwość przygotowania we współpracy z wybranym polskim szefem kuchni (wskazuje Zamawiający) wraz ze słowną prezentacją podczas wydarzenia;
• Menu – min. 3 przystawki, min. 3 dania gorące;
• Napoje – zimne – woda, soki, napoje gazowane; alkohol – wino białe i czerwone; gorące – kawa, herbata;
• Serwis – kelnerzy do welcome drink, podczas wydarzenia.
W Sali konferencyjnej zbudowana będzie scenografia z wydrukami wielkoformatowymi, przedstawiającymi wybrane obrazy z regionów. Wielkość wydruków to rozmiar min. 2,5 x 2,5 m każdy.
Reżyseria wymaga organizacji wydarzenia w jednej, otwartej przestrzeni zorganizowanej aranżacją scenograficzną. Minimalna powierzchnia Sali bez pomieszczeń przynależnych – 350 m2.

Oferty szacunkowe proszę przesyłać na adres: agnieszka.rynecka@pot.gov.pl (jęz. polski) lub malgorzata.furdal@pot.gov.pl (jęz. włoski) do 19 marca 2014 r. do godz. 12:00.

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007-2013

Do góry