W Grazu (Austria) City Destinations Alliance - CityDNA zorganizowało pierwszą konferencję dedykowaną wyłącznie biurom conventio. CityDNA CVB Expert Meeting zgromadziło 61 uczestników z 47 destynacji z 20 krajów. Polskę reprezentowali Małgorzata Kopij z Gdańsk Convention Bureau oraz Jarosław Marciuk z Poland Convention Bureau (Polska Organizacja Turystyczna). Wydarzenie zostało zaprojektowane jako dwudniowa, praktyczna wymiana doświadczeń: z prezentacjami, case study, moderowanymi sesjami w małych grupach oraz formatami nastawionymi na porównanie rozwiązań wdrażanych przez CVB w różnych częściach Europy.

Dzień 1: programy ambasadorów kongresów i współpraca, która „przenosi” rozwiązania

CityDNA CVB Expert Meeting otworzyły wystąpienia przedstawicieli City Destinations Alliance, miasta-gospodarza oraz Jürgena Moorsa, przewodniczącego CityDNA CVB Knowledge Group. O kierunku i dynamice zmian w sektorze spotkań mówiła Barbara Jamison-Woods, podkreślając rosnącą rolę biur convention w gospodarce i wiarygodnego, długofalowego dziedzictwa wydarzeń.

- Uczestnicy pierwszego City DNA CVB Expert Meeting zyskaali nie tylko teoretyczną wiedzę, ale przede wszystkim praktyczne rozwiązania, które mogą wdrożyć po adaptacjach do lokalnej specyfiki. Nasze inauguracyjne spotkanie ekspertów biur convention w Graz w Austrii jest wynikiem m.in. wieloletniej pracy w dedykowanej Knowledge Group. Wcześniej organizowaliśmy krótsze warsztaty podczas targów IMEX czy IBTM, znane jako "CVB Cafes", ale nasi członkowie potrzebowali bardziej konkretnego i dłuższego wydarzenia, co pozwoliłoby im naprawdę zgłębić wybrane zagadnienia. Chcieli spędzić ze sobą więcej czasu, nie tylko rozwiązując problemy, ale tez dzielić się doświadczeniami i wspólnie poszukując rozwiązań w określonych obszarach działalności biur convention - powiedziała Barbara Jamison-Woods, Head of Europe, Convention Bureau - London and Partners, President City Destinations Alliance CityDNA.

Gospodarzy z Graz Tourist Office reprezentowali Dieter Hardt-Stremayr (CEO)  oraz Lisa Legat (Head of Graz Convention Bureau) wskazując na charakter miasta, w którym innowacja spotyka się z historią, jako sprzyjające tło do merytorycznych rozmów o przyszłości destynacji. Za moderację odpowiadał Phil Cross, nadając spotkaniu rytm i nastawienie na współpracę oraz aktywny udział uczestników.

Programy Ambasadorów Kongrasów: od danych do wdrożeń

Jednym z kluczowych bloków pierwszego dnia były programy ambasadorów kongresów. Louise McQuillan (Visit Belfast) przedstawiła wnioski z badania CityDNA, wskazując, że programy pozostają istotnym narzędziem wzmacniania wiarygodności destynacji, budowania narracji i pogłębiania zaangażowania środowisk, przy jednocześnie powtarzających się barierach takich jak zasoby, finansowanie, kryteria i utrzymanie aktywności społeczności. Zwrócono też uwagę na rosnące zainteresowanie podejściami typu „junior ambassadors”, które mają wspierać rozwój przyszłych liderów.

Część wdrożeniowa pokazała konkretny przykład z Austrii: Alexandra Einwaller (Innsbruck - Tyrol) omówiła nowo uruchomiony program Innsbrucka, oparty o model partnerstwa (Convention Bureau + Congress Messe + uczelnie). Z perspektywy organizacyjnej zaakcentowano znaczenie neutralnej koordynacji, precyzyjnego doboru „meeting experts” oraz świadomego budowania relacji z uczelniami wyższymi.

Roundtables: AI, sustainability, legacy i fiansowanie w działalności CVB

Dużym wyróżnikiem wydarzenia były poranne sesje roundtable, w których uczestnicy w małych grupach porównywali praktyki i szukali najbardziej efektywnych rozwiązań. Wśród tematów, które najmocniej wybrzmiały:

• AI w pracy operacyjnej CVB: od „ciekawostki” do wsparcia w codziennych procesach, m.in. przy obsłudze RFP i usprawnianiu pracy zespołów.
• Legacy i wpływ destynacji: wciąż trudne do mierzenia, dlatego dyskutowano o strukturach ewaluacji  oraz komunikowaniu efektów przez storytelling, nagrody i case studies.
• Sustainability: nie jako trend, lecz wyzwanie wdrożeniowe (koszty, biurokracja, luki infrastrukturalne), z jednoczesnym wskazaniem dźwigni, takich jak subsydia, jasne wymagania, dedykowane role i partnerstwa.
• Finansowanie: powracający temat, z podkreśleniem roli danych w rozmowach z interesariuszami i obronie strategicznych wyborów.

Case Study Showcase: Rotterdam, Helsinki i Irlandia o partnerstwach oraz legacy wydarzeń

Popołudnie pierwszego dnia przyniosło zestaw praktycznych przykładów dotyczących współpracy i regionalnego podejścia do rozwoju destynacji MICE:

• Rotterdam Partners (Jurgen Hoekstra): rozwój aliansu marki Make It Happen w kierunku długofalowej, misyjnej współpracy z partnerami, w tym z portem, „team captains” dla sektorów oraz Knowledge Ambassadors łączących ekspercką wiedzę akademicką z celami miasta.
• Helsinki Partners / Helsinki Convention Bureau (Karoliina Ala-Opas, Antti Lumiainen, Johanna Grönberg): regionalna współpraca Helsinki–Espoo–Vantaa, oparta o wspólną narrację i działania oraz przygotowywany Legacy Toolkit do mierzenia rezultatów długoterminowych.
• Fáilte Ireland (Grace O’Shea): legacy osadzone w nowej strategii business events w filarach ekonomicznym, społecznym i środowiskowym, z przykładem Autism-Europe Congress, gdzie zastosowano rozwiązania projektowania inkluzywnego (m.in. sensory mapping i checklisty dostępności), przekładające się na mierzalną wartość społeczną.

Dzień domknęła interaktywna sesja Lead Market: Sharing Opportunities Across Europe, w której CVB dzieliły się kwalifikowanymi leadami i porównywały podejścia do potencjalnych wydarzeń, pokazując, że współpraca i inteligentna wymiana informacji mogą wzmacniać cały europejski ekosystem spotkań.

Rolka z wydarzenia City Destinations Alliance w Grazu.

Wyświetl ten post na Instagramie

Post udostępniony przez Jaro • Travel • Events • Igers • Poland (@jaroslaw_marciuk)

Dzień 2: dane jako zdolność strategiczna i nowoczesne modele finansowania

Drugi dzień rozpoczął się mocnym wnioskiem: dane przestały być „nice to have”, a stały się kompetencją strategiczną. W sesji Smart Data for Smarter Decisions wystąpili Jens Ihsen (Düsseldorf Convention Bureau) wraz z Tobiasem Tegetmeyerem i Marion Gösweiner (SeeRIO), omawiając rolę analityki (w tym benchmarków europejskich) w planowaniu zasobów, prognozowaniu, analizie lead time, komunikacji z interesariuszami oraz wzmacnianiu argumentów w rozmowach o wpływie ekonomicznym i inwestycjach.
W części warsztatowej Making Sense of Meetings Data uczestnicy porównali, co już mierzą i co chcą mierzyć w kolejnym kroku. 

Najczęściej wskazywane priorytety dotyczyły:

• benchmarkingu destynacji i widoczności rynkowej,
• wykorzystywania danych w storytellingu i marketingu, aby „sprzedawać destynację MICE” przekonująco,
• poprawy spójności danych (szczególnie w obszarze hotelowym),
• wsparcia bidów, planowania sezonowości i uzgadniania celów z interesariuszami, w tym wskaźników zrównoważonego rozwoju (np. certyfikowane obiekty).

Finał spotkania przyniósł kolejne case studies, koncentrując się na finansowaniu, współpracy z uczelniami i wykorzystaniu lokalnych ambasadorów i eksperów:

• Wiedeń (Sophie Albl, Vienna Convention Bureau): Vienna Meeting Fund jako narzędzie odporności finansowej i zrównoważonego wzrostu, program o budżecie 12 mln euro w latach 2021–2028 wspierający pozyskiwanie wydarzeń z jasnymi kryteriami oraz mechanizmami prośrodowiskowymi
• Košice (Ivana Kavulič, Visit Košice): budowanie przewagi mniejszych destynacji przez mapowanie kapitału intelektualnego (uczelnie, ochrona zdrowia, przemysł) oraz współpracę z Bratysławą w pozyskiwaniu wydarzeń dopasowanych do lokalnych mocnych stron.
• Maastricht (Jurgen Moors, Maastricht Convention Bureau): ewolucja w stronę regionalnego modelu „triple helix” (uczelnia-rząd-biznes), łączącego wydarzenia biznesowe z celami rozwoju gospodarczego oraz monitorowaniem wpływu w czasie rzeczywistym.
  Spotkanie zamknęła sesja Interactive Walls' Highlights & Takeaways, porządkująca najczęściej wskazywane narzędzia, porady i rozwiązania zgłoszone przez uczestników.

Polska perspektywa

W wydarzeniu uczestniczyła m.in. Małgorzata Kopij (Gdańsk Convention Bureau), zwracając uwagę na wartość spojrzenia porównawczego oraz większą niż zakładano frekwencję.

- Gdańska Organizacja Turystyczna od lat jest aktywnym członkiem CityDNA Alliance. Każde wydarzenie i inicjatywa są dla nas cenne, bo pozwalają spojrzeć na działania, wyzwania i projekty biur convention z perspektywy całej Europy. Początkowo zakładano udział 40 osób w pierwszym CityDNA CVB, dlatego bardzo pozytywnie zaskoczyła nas frekwencja ponad 60 uczestników w Grazu. Już teraz nie mogę się doczekać przyszłorocznego CityDNA CVB Expert Meeting, które odbędzie się w Timișoarze w Rumunii – powiedziała Małgorzata Kopij, Gdansk Convention Bureau.

- To było moje pierwsze wydarzenie CityDNA i od razu spotkanie dedykowane pracownikom biur convention. Cenię format tego wydarzenia, bo oprócz prezentacji czy sesji pytań do ekspertów, mogliśmy poznać dobre praktyki dotyczące programów ambasadorów kongresów, analizy danych, legacy wydarzeń i komunikacji marketingowej, a także różnych modeli współpracy z partnerami akademickimi, biznesowymi i instytucjonalnymi. Szczególnie cenne były prace w grupach, dzięki którym wymienialiśmy doświadczenia i wspólnie pracowaliśmy nad konkretnymi wyzwaniami. Jednym z takich warsztatów była sesja poświęcona AI w codziennej pracy biur convention, podczas której dzieliliśmy się m.in. podejściem do roli Head of AI, projektami edukacyjnymi, najczęściej wykorzystywanymi narzędziami oraz zastosowaniem sztucznej inteligencji w analizie RFP i BIDach - powiedział  Jarosław Marciuk, Główny Specjalista ds. Marketingu, Poland Convention Bureau – Polska Organizacja Turystyczna

Kontynuacja CityDNA CVB w 2027 roku

CityDNA zapowiedziało już kolejną edycję: 2. CityDNA CVB Expert Meeting odbędzie się 26–27 stycznia 2027 roku w Timișoarze (Rumunia).

City Destinations Alliance | CityDNA: europejska platforma wymiany wiedzy dla miast

City Destinations Alliance to europejskie stowarzyszenie organizacji turystycznych, biur convention i DMO, skoncentrowany na dzieleniu się wiedzą między miastami i regionami miejskimi. W centrum działań znajduje się rozwój zrównoważonej, inkluzywnej i odpowiedzialnej turystyki.

- Najbardziej cenię w City Destinations Alliance współpracę między miastami. Członkowie CityDNA obdarzają się wzajemnym zaufaniem, a wiedzę zdobytą podczas spotkań można wykorzystać na wiele sposobów: od dopracowania konkretnej kampanii promocyjnej po zaprojektowanie pełnej strategii działań na kolejne lata. To społeczność otwarta i oparta na silnych relacjach, dlatego niezależnie od tego, z jakim wyzwaniem się mierzysz, znajdziesz tu przedstawicieli DMO gotowych pomóc w znalezieniu rozwiązania – dodała na zakończenie Barbara Jamison-Woods, Head of Europe, Convention Bureau w London and Partners, President City Destinations Alliance/CityDNA.

Społeczność CityDNA łączy profesjonalistów, którzy wspólnie uczą się, rozwijają narzędzia i publicznie wspierają wspólne cele, budując europejskie miasta jako dobre miejsca do życia, pracy, spotkań i wydarzeń.

oprac. Jarosław Marciuk; foto Werner Krug

#CityDNACVB #CityDNA #PolandCVB