Spotkania Komitetu Światowego Dziedzictwa należą do elitarnej grupy najbardziej prestiżowych wydarzeń, które co roku odbywają się na świecie. To także niezwykle skomplikowane przedsięwzięcia logistyczne. Tegoroczna sesja Komitetu odbyła się w Centrum Kongresowym ICE Kraków w dniach 2–12 lipca. Polska po pierwszy dostąpiła zaszczytu bycia państwem-gospodarzem sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa, który jest głównym organem wykonawczym Konwencji UNESCO – Organizacji Narodów Zjednoczonych dla Wychowania, Nauki i Kultury.

- Ta sesja to świetny przykład, jak kultura jest ważna dla budowania wizerunku Polski w świecie. Mimo że dostosowanie obiektu wymagało od miasta, czyli pracowników Krakowskiego Biura Festiwalowego, które jest operatorem ICE Kraków sporo wysiłku, obiekt spełnił oczekiwania zarówno sekretariatu UNESCO, jak i uczestników sesji - powiedział prof. Jacek Purchla, przewodniczący Komitetu Światowego Dziedzictwa.

Najważniejsze światowe organizacje i instytucje realizowały już swoje wydarzenia w ICE Kraków. UEFA, ABSL, międzynarodowe stowarzyszenia to podmioty, które zaufały Krakowowi i zespołowi Centrum Kongresowego. 41. sesja Komitetu Światowego Dziedzictwa UNESCO była jednak najdłuższym i najbardziej zaawansowanym logistycznie spotkaniem, jakie do tej pory odbyło się w ICE Kraków.

Przygotowania do wydarzenia trwały 7 miesięcy, w trakcie których odbyły się 2 oficjalne wizyty przedstawicieli UNESCO oraz ponad 20 wizyt studyjnych organizatora, podwykonawców i koordynatorów prac z różnych zakresów. Krakowskie Biuro Festiwalowe, operator ICE Kraków, oddelegowało do prac nad sesją 7 osób z różnych działów i departamentów (prawny, techniczny, sprzedaż, realizacja i produkcja). Dedykowana obsługa była dostępna non-stop, służąc swoim doświadczeniem oraz znajomością obiektu i uwarunkowań prawnych.

Metamorfoza przestrzeni

Na potrzeby realizacji sesji każda przestrzeń ICE Kraków została specjalnie zaaranżowana:

· Salę Audytoryjną o układzie półwinnicy zmieniono w Salę Plenarną w układzie class room ze stanowiskami pracy dla blisko 400 delegatów, członków komitetu wykonawczego, prezydium. W tym celu wymontowano kilkaset krzeseł oraz zainstalowano specjalnie zaprojektowane biurka.

· Sekretariaty i biura opracowujące dokumenty na potrzeby sesji zaaranżowano w Zespole Sal Konferencyjnych ICE Kraków dzięki technologii mobilnych ścian akustycznych.

· Sala Teatralna oraz połowa Sali Kameralnej, a także kilka mniejszych sal spotkań w układzie boardroom stały się biurami dla organizacji doradczych oraz przedstawicieli UNESCO.

· Pełną metamorfozę przeszły nawet garderoby, które przekształcono w małe biura dla organizacji doradczych i instytucji – np. ministerstw państwa gospodarza. Przestrzenie do organizacji eventów państw goszczących zaaranżowano w trzypoziomowym, przeszklonym foyer z widokiem na Wzgórze Wawelskie.

· Połowa Sali Kameralnej i podziemna Sala S5 to miejsca, w których odbywały się małe prelekcje, pokazy filmowe, wystawy wraz z małymi bankietami.

- Od ponad 20 lat piastuję st anowisko Conference Officer w sekcji kulturalnej UNESCO. Po raz pierwszy natomiast organizowaliśmy sesję w tego typu obiekcie. Sala Audytoryjna została przekształcona w Salę Plenarną. Było to spore wyzwania dla nas wszystkich, jednak pokazało ono także, że jest to możliwe. Mogę szczerze powiedzieć, że sesja w Krakowie, dzięki elastyczności obiektu, była jedną z najbardziej innowacyjnych - powiedział David Martel, Conference Officer CLT /CCS, UNESCO

Bezpieczeństwo uczestników sesji było dla organizatorów wydarzenia priorytetem. Przez kilka miesięcy odbywały się systematyczne narady i spotkania specjalnie powołanego sztabu. Policja, Biuro Ochrony Rządu, Państwowa Straż Pożarna, Straż Miejska, Straż Graniczna oraz przedstawiciele Urzędu Miasta Krakowa i innych instytucji państwowych i samorządowych (Sanepid, Pogotowie Ratunkowe, Zarząd Infrastruktury Komunalnej i Transportu, Krakowskie Biuro Festiwalowe) to tylko niektóre z podmiotów, które odpowiadały za przygotowanie obiektu do sesji. W ICE Kraków przeprowadzono kontrole stanu bezpieczeństwa pożarowego i sanitarnego, ćwiczenia straży pożarnej wraz z symulacją zagrożenia, a bezpośrednie sąsiedztwo Centrum Kongresowego objęto strefą ze ścisłą kontrolą dostępu. Ze względu na wymogi bezpieczeństwa i standardy UNESCO było to pod względem zabezpieczenia obiektu najbardziej zaawansowane wydarzenie, jakie do tej pory odbyło się w ICE Kraków.

- Jesteśmy bardzo zadowoleni z efektu, jaki osiągnęliśmy. Cały nasz zespół liczący ponad 120 osób ciężko pracował na sukces 41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa. Zaangażowany team, który w każdej chwili pomimo zmęczenia dawał z siebie wszystko, Centrum Kongresowe ICE Kraków spełniające najwyższe standardy oraz ścisła współpraca z Zamawiającym – Narodowym Instytutem Dziedzictwa – sprawiły, że sesja oficjalnie została uznana za najlepiej jak dotąd zorganizowany zjazd - podreślił Janusz Jabłoński, prezes zarządu BERM, Profesjonalnego Organizatora Kongresów.

Sesja w liczbach

· 1966 delegatów

· 3009 wydanych identyfikatorów

· >1000 osób zaangażowanych w obsługę

· od 200 do 700 policjantów zabezpieczało przebieg sesji każdego dnia

· 38 żandarmów wojskowych strzegło bezpieczeństwa

· 29 000 razy sprawdzono osoby wchodzące do ICE Kraków

· 35 eventów towarzyszących zrealizowano w ICE Kraków

· 51 zaaranżowanych pomieszczeń

· 400 gniazdek elektrycznych i sieciowych doprowadzono do biurek w Sali Audytoryjnej

· 100 m2 to powierzchnia ekranu LED o rozdzielczości 4K zamontowanego w Sali Audytoryjnej

· 20772 wydanych publikacji

- Zorganizowanie jednego z najważniejszych na świecie wydarzeń, które gromadzi gości z niemal każdego kraju świata, było dla nas sporym wyzwaniem, ale także pozwoliło nam się wiele nauczyć. Realizacja sesji pokazała, że ICE Kraków nie ma ograniczeń. To także sygnał dla przedstawicieli przemysłu spotkań, że Kraków jest w stanie przyjąć najbardziej prestiżowe imprezy. Do portfolio zrealizowanych wydarzeń, w którym obecnie znajdują się m.in. Światowe Dni Młodzieży, UEFA EURO 2012 czy UEFA EURO U21, dziś dołącza 41. sesja Komitetu Światowego Dziedzictwa UNESCO - powiedziałą Izabela Helbin, dyrektor Krakowskiego Biura Festiwalowego, operatora ICE Kraków

Centrum Kongresowe ICE Kraków powstało, by realizować właśnie takie wydarzenia jak 41. sesja Komitetu Światowego Dziedzictwa UNESCO. Obiekt może gościć najbardziej prestiżowe, światowe imprezy kongresowe. Zarówno pod względem dostosowania obiektu do wymogów organizatora, jak i pod względem standardów obsługi, zespół ICE Kraków jest gotowy podjąć się każdej realizacji. Ograniczeniem jest tylko wyobraźnia klienta!

- Organizacja 41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa to bardzo duże i skomplikowane przedsięwzięcie, które wymagało zaangażowania kilku resortów, wielu służb zajmujących się porządkiem publicznym i bezpieczeństwem oraz szerokiego grona podwykonawców. Współpracę na wszystkich szczeblach koordynował Narodowy Instytut Dziedzictwa we współpracy z Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego, który był odpowiedzialny za koncepcję i harmonogram realizacji wydarzenia, a także zajmował się merytorycznym przygotowaniem polskiej delegacji sprawującej czteroletni mandat w Komitecie. W zespole zadaniowym pracowało 35 osób, które realizowały część zadań i jednocześnie nadzorowały prace kilkuset podwykonawców. Oferta sesji była bardzo rozbudowana i bogata w atrakcje – uczestnicy mogli skorzystać z propozycji wizyt w wybranych miejscach światowego dziedzictwa oraz uczestniczyć w ponad 50 tzw. side eventach, czyli dodatkowych prelekcjach, wystawach i wydarzeniach kulturalnych organizowanych przez poszczególne państwa. Wszystkie działania na etapie realizacji zadania przebiegały sprawnie i jako organizatorzy byliśmy w stanie odpowiedzieć na potrzeby i wymagania UNESCO oraz oczekiwania ponad 2000 uczestników z całego świata - podsumowała Katarzyna Piotrowska, kierownik zespołu zadaniowego Narodowego Instytutu Dziedzictwa ds. organizacji 41. sesji KŚD w Polsce.

Do pobrania: Podsumowanie organizacji sesji UNESCO w Krakowie

icekrakow.pl | #icekrakow | @icekrakow