Trzydniowy program w Rotterdamie był immersyjnym doświadczeniem, łączącym inspirujące treści, networking i współpracę uczestników w duchu hasła Let’s unlock tomorrow’s potential, today.

Wydarzenie zostało zaprojektowane z myślą o elastyczności i indywidualnych potrzebach uczestników – to oni sami decydowali, w jakich sesjach, ścieżkach tematycznych i formatach chcą uczestniczyć, dopasowując swój harmonogram do poziomu doświadczenia, zainteresowań i celów zawodowych.

Taka struktura pozwoliła na pełne zaangażowanie w proces uczenia się i wymiany wiedzy, a jednocześnie sprzyjała budowaniu relacji dzięki licznym przerwom networkingowym, które zachęcały do rozmów, poznawania nowych partnerów i dzielenia się pomysłami. Frekwencja na panelach i sesjach pokazała, że dobrze zaprojektowane wydarzenie to takie, które przygotowane jest w trosce o merytoryczne, ale też wizualne i fizyczne potrzeby uczestników (np. różne ustawienia krzeseł, stołów i siedzisk w sali audytoryjnej, ciekawie zaprojektowana sala networkingowo - cateringowa).

Program koncentrował się wokół trzech kluczowych tematów dotyczących:

• przywództwa, odporności i wizji przyszłości,
• siły relacji i autentycznych połączeń w świecie hybrydowym,
• tworzenia zrównoważonych, zintegrowanych doświadczeń, w których technologia i człowiek współdziałają.

Jak podkreślali organizatorzy, współczesny świat stawia branżę wydarzeń przed wyzwaniem udowodnienia swojej wartości, tworzenia zrównoważonego wpływu i nieustannej innowacji.

Podczas konferencji wystąpili uznani międzynarodowi eksperci, m.in.:

• Noreena Hertz, brytyjska ekonomistka i autorka bestsellerów The Lonely Century i Eyes Wide Open, w panelu otwarcia „Connection Is the New Currency” mówiła o potrzebie odbudowy więzi i znaczeniu spotkań twarzą w twarz w epoce samotności i cyfrowego przeciążenia.

• Thimon de Jong, holenderski futurolog i ekspert zachowań, analizował zjawisko polycrisis – złożonych globalnych wyzwań kształtujących zachowania społeczne i decyzje biznesowe.

Sesja wspierana przez PCB POT

Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej (Poland CVB), jako partner wydarzenia, było obecne zarówno w strefie wystawienniczej, jak i w programie merytorycznym, współorganizując w dn. 15 października sesję Micro Lab poświęconą relacji między technologią a ludzką kreatywnością w projektowaniu wydarzeń: Striking the Meeting Design Balance: Navigating the High vs. Low Touch Landscape, prowadzoną przez Felixa Rundela, współzałożyciela futurehain i Centre for Convening Minds.

Felix Rundel w swoim wystąpieniu podkreślał znaczenie równowagi między narzędziami technologicznymi a ludzkim podejściem, nawiązując do wcześniejszych uwag Timona de Jonga o wartości spotkań twarzą w twarz. Wspomniał również o pochodzeniu słowa technologia — od greckiego techne, oznaczającego rzemiosło, umiejętność lub sztukę — kwestionując postrzeganie technologii jako czegoś bezosobowego.

Aneta Książek z Poland Convention Bureau POT powitała uczestników i przedstawiła koncepcję pokoi niskostymulujących (low sensory rooms) — wyjątkowego rozwiązania zwiększającego inkluzywność wydarzeń. Zachęcała do współpracy z destynacjami i biurami kongresów w celu wykorzystania ich zasobów i kreatywności.

Fot. (od lewej): Julia Hossbert Grinike, Aneta Książek, Felix Rundel, Johanna Roth)

Johanna Roth, reprezentująca European Association for Research Managers and Administrators, podzieliła się doświadczeniem w stosowaniu cyfrowych odznak (digital badges) w swojej organizacji, które usprawniają logistykę i poprawiają doświadczenie uczestników. Wskazała także na kreatywne, niskobudżetowe strategie projektowania spotkań, takie jak sesje oddechowe, joga, karty do networkingu, kąciki z flipchartami czy formuła „pustego krzesła”, sprzyjające tworzeniu więzi międzyludzkich i przełamywaniu barier w nawiązywaniu kontaktów.

Julia Hossbert Grinike z Siemens Healthineers opowiedziała o integracji technologii w wydarzeniach organizacji, w tym o zastosowaniu chatbotów, aplikacji eventowych i narzędzi rozpoznawania twarzy. Podkreślała znaczenie narzędzi, które wnoszą realną wartość, nie dominując nad osobistymi interakcjami, oraz zwróciła uwagę na wyzwania wynikające z restrykcyjnych niemieckich przepisów o ochronie danych osobowych. Julia zaznaczyła również, że technologia odgrywa coraz większą rolę w przygotowaniu i personalizacji wydarzeń, wspominając o dedykowanym zespole w Siemens Healthineers, zajmującym się wyszukiwaniem i wdrażaniem innowacyjnych rozwiązań.

Sesja zakończyła się interaktywnym ćwiczeniem, podczas którego uczestnicy reflektowali nad własną drogą do osiągnięcia równowagi między technologią a ludzkim podejściem w projektowaniu wydarzeń. Felix – w nawiązaniu do wystąpienia Anety  - zachęcał do współpracy z lokalnymi biurami kongresów i destynacjami w celu wykorzystania ich zasobów i wiedzy, podkreślając, że ambicja i kreatywność są kluczowymi czynnikami tworzenia wyjątkowych doświadczeń eventowych.

 

Dyskusja pokazała, że nowoczesna organizacja wydarzeń wymaga połączenia dwóch perspektyw:

• podejścia technicznego – opartego na danych, automatyzacji i efektywności operacyjnej,
• podejścia humanistycznego – skoncentrowanego na emocjach, relacjach, dobrostanie uczestników i tworzeniu wspólnoty. Eksperci zgodzili się, że przyszłość branży spotkań zależy od umiejętnego łączenia innowacyjnych technologii z empatią i troską o uczestników.

-  W dobie sztucznej inteligencji i rozwiązań cyfrowych nie możemy zapominać o emocjach i ludzkim wymiarze spotkań. To właśnie połączenie technologii z empatią czyni wydarzenia wartościowymi. Podczas Micro Labu zaprezentowałam przykłady dobrych praktyk z Polski, m.in. tworzenia stref sensorycznych, które wspierają wyciszenie i regenerację uczestników podczas dużych wydarzeń. Cieszę się, iż organizatorzy podczas całego wydarzenia wcielili wiele z tych dobrych praktyk w życie dbając nie tylko o zrównoważone posiłki czy kawę serwowaną ze stacji w której klientów obsługiwały osoby niesłyszące, ale także projektując ciekawe i innowacyjne  formaty sesji i paneli. Convening EMEA 2025 pokazało, że przyszłość wydarzeń to łączenie ludzi, technologii i celów w spójne, znaczące doświadczenia, które inspirują do wspólnego działania. Jestem dumna, iż braliśmy udział w tym wydarzeniu jako partner i być może w jakimś stopniu przyczyniliśmy się do budowania lepszego świata  – podkreśliła Aneta Książek, kierowniczka Poland Convention Bureau POT.

Uczestnictwo w PCMA Convening EMEA 2025 to nie tylko możliwość bycia częścią jednego z najważniejszych wydarzeń branży MICE, ale także realna inwestycja w rozwój kompetencji i przyszłość organizacji. Trzy dni inspirujących sesji, dyskusji i networkingu przyniosły uczestnikom konkretne wnioski i wartości, które można przenieść do codziennej pracy.

Wydarzenie pozwoliło lepiej zrozumieć, jak adaptować się i przewodzić w dynamicznie zmieniającym się środowisku. Uczestnicy zdobyli praktyczne narzędzia i wiedzę, które pomagają budować zespoły i organizacje gotowe na przyszłość. Spotkanie w Rotterdamie było także doskonałą okazją do budowania autentycznych relacji – międzysektorowych i międzypokoleniowych – które stanowią fundament długofalowej współpracy i wspólnego rozwoju branży. Sesje i warsztaty pozwoliły lepiej zrozumieć, jak projektować wydarzenia przyszłości, integrując ludzi, cel i technologię w sposób zrównoważony i strategiczny.

Kolejną wartością była możliwość łączenia świata cyfrowego i fizycznego – poprzez wspólne poszukiwanie rozwiązań, które odpowiadają na wyzwania współczesnych spotkań hybrydowych i międzynarodowych.

Wreszcie, uczestnicy zyskali przestrzeń, by wzmocnić swój głos i wpływ w branży, dzielić się pomysłami, rozwijać praktyczne umiejętności i wrócić do swoich organizacji z wiedzą, która realnie wspiera rozwój całych zespołów.

Premierowy udział Poland Convention Bureau POT w Convening EMEA 2025 był kolejnym znaczącym krokiem w budowaniu międzynarodowej obecności Polski w branży spotkań. Dzięki partnerstwu z PCMA, zaangażowaniu w program merytoryczny i wymianie wiedzy z liderami z całego świata, Polska umocniła swoją pozycję jako nowoczesna, empatyczna i innowacyjna destynacja dla spotkań i wydarzeń.

 

PCMA EMEA

PCMA EMEA jest kierowana przez pełną energii Jaimé Bennett z siedzibą w Irlandii Północnej, reprezentującą organizatorów wydarzeń i dostawców usług eventowych z całej Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki.

Region EMEA skupia pełną pasji i zróżnicowaną społeczność profesjonalistów branży eventowej, działających w różnych obszarach naszej branży — od organizacji turystyki biznesowej (DMO) po stowarzyszenia, od organizatorów kongresów (PCO) po centra kongresowe, hotele i korporacje.

Siedziba główna PCMA znajduje się w Chicago w Stanach Zjednoczonych, a jej partnerzy i współpracownicy działają w ponad 59 krajach. PCMA ma unikalną, globalną perspektywę, utrzymując bezpośredni kontakt z ponad 8 000 profesjonalnych i studenckich członków oraz 100 000 interesariuszy branży wydarzeń biznesowych, którzy współtworzą program edukacyjny i strategię organizacji.

Opracowanie: Aneta Książek

Fot.  Aneta Książek, Patricia Puentes, Julia Hossbert Grinike, PCMA EMEA

#PolandCVB #ConveningEMEA #PCMAEMEA #EventsProfs