Jak skutecznie pozyskiwać kongresy dla Polski? - Serwis Polskiej Organizacji Turystycznej

Pozyskanie międzynarodowego kongresu do Polski często zaczyna się kilka lat przed jego planowaną datą. Zanim powstanie oficjalny bid book i kandydatura miasta, trzeba zidentyfikować właściwe stowarzyszenie, poznać jego sposób wyboru gospodarza, historię poprzednich edycji, wymagania dotyczące infrastruktury, a przede wszystkim znaleźć w Polsce osoby i instytucje, które mogą stać się partnerami całego procesu.

Zalecane jest systematyczne analizowanie informacji międzynarodowych stowarzyszeń i organizowanych przez nie kongresów. Punktem wyjścia może być ta lista obejmująca obecnie 50 organizacji i wydarzeń o szczególnym potencjale dla Polski.

Lista została przygotowana na podstawie publicznych i oficjalnych informacji znajdujących się w internecie, które zostały odpowiednio przeanalizowane. Nie jest to ranking największych kongresów świata. Znacznie ważniejsze są:

realna możliwość ubiegania się o wydarzenie
jego rotacja geograficzna
dopasowanie do polskiej infrastruktury
aktywność polskich naukowców i ekspertów w strukturach stowarzyszenia
potencjał do zbudowania silnej lokalnej kandydatury

Od listy kongresów do association intelligence

Prospecting, czyli aktywne poszukiwanie potencjalnych klientów, to proces identyfikowania podmiotów, które mogą być zainteresowane określoną ofertą, a następnie budowania z nimi relacji prowadzących do pozyskania biznesu. W przypadku międzynarodowych kongresów stowarzyszeń oznacza to przede wszystkim wyszukiwanie organizacji i stowarzyszeń, które regularnie organizują kongresy i konferencje, analizowanie ich kalendarza wydarzeń oraz ocenę, które z przyszłych edycji mogłyby zostać zorganizowane w Polsce. Sama wiedza, że dane stowarzyszenie organizuje kongres dla kilku tysięcy uczestników, to za mało. W skutecznym prospectingu potrzebne jest znacznie więcej informacji.

Dla każdego potencjalnego wydarzenia warto ustalić m.in. siedzibę stowarzyszenia, osoby odpowiedzialne za kongresy i wybór destynacji, model współpracy z PCO, stowarzyszenie / odział reprezentujące organizację w Polsce, polskich członków zarządów, komitetów, historię ostatnich edycji, potwierdzone przyszłe destynacje, pierwszy potencjalnie dostępny rok oraz zasady i terminy składania kandydatur.

Ważnym elementem jest również identyfikacja osób mających wpływ na wybór destynacji – przedstawicieli władz stowarzyszenia, komitetów kongresowych, lokalnych członków organizacji czy potencjalnych Ambasadorów Kongresów Polskich.

Kolejnym elementem jest identyfikacja potencjalnego Ambasadora Kongresów Polskich – eksperta, naukowca lub lidera środowiska zawodowego, który może otworzyć drzwi do międzynarodowego stowarzyszenia i stać się jednym z inicjatorów polskiej kandydatury. Cały ten cykl działań może doprowadzić do złożenia kandydatury polskiego miasta jako gospodarza wydarzenia.

TOP 50 – cztery poziomy prospectingu

Analizowane w sierpniu wydarzenia można podzielić na cztery podstawowe grupy.

Aktywne procesy biddingowe, w których decyzję o zaangażowaniu trzeba podejmować obecnie.
Wydarzenia, których procedury wyboru gospodarzy rozpoczną się w najbliższych miesiącach lub latach.
Stowarzyszenia, w których kluczowe jest wcześniejsze zbudowanie relacji z decydentami i polskim środowiskiem naukowym.
Strategiczne założenia 2030+, w przypadku którego pracę warto rozpocząć wiele lat przed formalnym otwarciem bidu

Wśród 50 analizowanych organizacji znajdują się zarówno stowarzyszenia medyczne i naukowe, jak European Hematology Association, European Society of Human Genetics, European Crohn’s and Colitis Organisation, European College of Neuropsychopharmacology, ESCMID, ESTRO czy Federation of European Neuroscience Societies, jak również organizacje związane z infrastrukturą, transportem, planowaniem miast i środowiskiem – m.in. PIARC, International Tunnelling and Underground Space Association, International Association for Hydro-Environment Engineering and Research czy International Water Association.

Osobną grupę stanowią kongresy związane z biznesem, ekonomią, edukacją i naukami społecznymi, w tym Academy of International Business, European Academy of Management, EARLI, ECPR, IPSA czy IFLA.

Dowiedz się więcej – TOP 50 międzynarodowych kongresów z potencjałem dla Polski

Aktualne możliwości – kilka dni może mieć znaczenie

Rozwijanie narzędzia Poland Association Meetings Intelligence pozwala przede wszystkim wychwycić moment, w którym potencjalne zainteresowanie staje się konkretną możliwością złożenia oferty.

Dobrym przykładem jest Academy of International Business – AIB, która poszukuje obecnie gospodarza Annual Meeting 2028. Preferowanym regionem jest Europa, a termin złożenia wstępnej propozycji upływa 1 września 2026 r. AIB zakłada udział 900–1400 uczestników z ponad 60 państw, a zaangażowanie lokalnej uczelni, instytucji badawczej lub stowarzyszenia jest mocno preferowane. Z punktu widzenia Polski jest to model kongresu szczególnie interesujący dla dużych ośrodków akademickich.

Jeszcze 4 września 2026 r. kończy się nabór Expression of Interest dla miast i instytucji zainteresowanych organizacją ISOCARP World Planning Congress w 2028, 2029 lub 2030 r. Kongres gromadzi zazwyczaj około 350–500 uczestników i co roku odbywa się w innym mieście. W tym przypadku szczególne znaczenie może mieć nie sama wielkość centrum kongresowego, ale możliwość pokazania miasta jako laboratorium zmian: rewitalizacji, zrównoważonego rozwoju, mobilności, transformacji postindustrialnej czy odporności miejskiej.

Kolejnym aktualnym procesem jest wybór gospodarza International Congress of Actuaries 2032. International Actuarial Association przyjmuje Expression of Interest do 1 października 2026 r., a pełne propozycje do 15 stycznia 2027 r. Kandydatury składane są przez Full Member Associations, co pokazuje, jak ważna w wielu procesach jest współpraca convention bureau z polskim stowarzyszeniem branżowym.

Z kolei European Academy of Dermatology and Venereology – EADV zapowiedziała otwarcie w listopadzie 2026 r. nowego zapytania dotyczącego Spring Symposium na lata 2031–2034. W tym przypadku warto przygotować partnerstwo jeszcze przed publikacją dokumentacji biddingowej. Co istotne, EADV podkreśla, że PCO, DMC i inni komercyjni organizatorzy wydarzeń nie mogą samodzielnie składać kandydatur.

Te przykłady pokazują, dlaczego monitoring procesów biddingowych powinien być działalnością ciągłą, a nie prowadzoną dopiero w chwili pojawienia się informacji o konkretnym przetargu.

Największy potencjał tkwi w polskich środowiskach naukowych

Międzynarodowego kongresu najczęściej nie pozyskuje samo miasto ani lokalne convention bureau. Kluczowym elementem jest local host – polskie stowarzyszenie, uczelnia, instytut naukowy, organizacja zawodowa albo grupa ekspertów aktywnych w strukturach międzynarodowej organizacji. Dlatego w ramach association intelligence szczególnie istotne jest wyszukiwanie Polaków obecnych w zarządach, radach, komisjach i tzw. scientific programme committees.

To właśnie takie osoby mogą wiedzieć o przyszłych procesach wyboru gospodarza znacznie wcześniej, znać rzeczywiste oczekiwania stowarzyszenia, zbudować poparcie dla kandydatury wewnątrz organizacji i przekonać polskie środowisko do podjęcia wysiłku organizacyjnego.

Naturalnym rozwinięciem takiej współpracy jest Program Ambasadorów Kongresów Polskich, prowadzony przez Polską Organizację Turystyczną wspólnie z SKKP – Stowarzyszenie Kongresy i Konferencje w Polsce. Doświadczenie naukowca lub eksperta, wsparte kompetencjami lokalnego convention bureau, profesjonalnego organizatora kongresów i partnerów instytucjonalnych, może znacząco zwiększyć szanse polskiej kandydatury.

Dodatkowe informacje:

Nie zawsze największy kongres jest najlepszy dla miasta

Jednym z ważnych wniosków wynikających z analizy TOP 50 jest konieczność realistycznej oceny możliwości poszczególnych destynacji. Kongres dla 20-30 tys. osób może przynieść ogromny efekt ekonomiczny i promocyjny, ale wymaga również odpowiedniej liczby miejsc hotelowych, dużego centrum kongresowego, rozbudowanej powierzchni wystawienniczej oraz bardzo dobrej dostępności transportowej.

Dlatego dla wielu polskich miast znacznie ciekawsze mogą być międzynarodowe kongresy dla 500, 1500, 3000 czy 5000 uczestników. Ich wybór jest większy, konkurencja może być bardziej zróżnicowana, a wydarzenie nadal generuje znaczące przychody dla hoteli, gastronomii, transportu, obiektów konferencyjnych i lokalnych dostawców.

Mniejsze i średnie kongresy łatwiej również wykorzystać do budowania efektu legacy – współpracy z uczelniami, angażowania studentów, realizacji projektów społecznych, transferu wiedzy czy prezentowania polskich osiągnięć naukowych i gospodarczych.

Jak powinien wyglądać dobry profil kongresu?

Przed rozpoczęciem rozmów o kandydaturze miasta warto odpowiedzieć co najmniej na kilkanaście pytań:

kto podejmuje decyzję o wyborze gospodarza?
kto odpowiada za organizację kongresu po stronie stowarzyszenia?
czy organizacja współpracuje z globalnym PCO lub AMC?
jakie polskie stowarzyszenie jest jej członkiem lub partnerem?
którzy Polacy działają w zarządzie, komitetach lub grupach roboczych?
czy w tym środowisku działa Ambasador Kongresów Polskich?
gdzie odbyło się ostatnich 10 edycji?
czy kongres był już organizowany w Polsce?
jakie miasta są potwierdzone na kolejne lata?
jaki jest pierwszy potencjalnie dostępny termin?
na ile lat wcześniej rozpoczyna się bidding?
czy istnieje oficjalny bid manual?
jakie są minimalne wymagania dotyczące obiektów kongresowych i konferecyjnych, hoteli i powierzchni wystawienniczej?
czy wymagany jest tzw. local host?
jakie wsparcie miasta, regionu, Poland Convention Bureau lub administracji publicznej jest oczekiwane?

Dopiero zebranie tych danych pozwala zdecydować, czy dane wydarzenie jest realnym celem dla Polski i które miasto powinno zostać zaproszone do dalszej współpracy.

Od association intelligence do polskiego bidu

Kolejnym krokiem jest przejście od analizy do działania. W pierwszej kolejności należy zidentyfikować polskiego partnera i sprawdzić jego zainteresowanie pozyskaniem wydarzenia. Następnie można dobrać potencjalną destynację, convention bureau, obiekty i profesjonalnego organizatora kongresów.

Na wczesnym etapie szczególne znaczenie ma kontakt ze stowarzyszeniem międzynarodowym. Pozwala potwierdzić nie tylko oficjalne kryteria, ale również kwestie, których często nie ma jeszcze na stronach internetowych: dostępne lata, politykę rotacji, oczekiwaną liczbę pokoi hotelowych, model finansowy czy terminy planowanego RFP (ang. request for proposal czyli zapytanie ofertowe).

W kolejnym kroku możliwe jest przygotowanie preliminary destination proposal, zorganizowanie site inspection, opracowanie bid booka i przeprowadzenie prezentacji kandydatury.

To proces wymagający współpracy wielu stron – stowarzyszenia, Ambasadora Kongresów Polskich, lokalnego convention bureau, Poland Convention Bureau obiektu, PCO, uczelni, miasta, regionu i partnerów biznesowych.

Poland Convention Bureau wspiera pozyskiwanie międzynarodowych kongresów

Jednym z kluczowych zadań Poland Convention Bureau POT jest wspieranie polskiego przemysłu spotkań w identyfikowaniu i pozyskiwaniu międzynarodowych wydarzeń. Biuro nie przygotowuje ofert ani nie składa bidów, nie działa również jako agencja eventowa czy PCO. Jego rola ma przede wszystkim charakter wspierający – polega na tworzeniu odpowiednich warunków, dostarczaniu wiedzy i informacji oraz wspieraniu polskich podmiotów w skutecznym ubieganiu się o organizację wydarzeń międzynarodowych.

Podobne opracowania jak Poland Association Meetings Intelligence mogą stać się kolejnym narzędziem pozwalającym wcześniej identyfikować wartościowe szanse i skuteczniej łączyć międzynarodowe stowarzyszenia z polskimi środowiskami naukowymi oraz destynacjami.

Jeżeli reprezentujesz polskie stowarzyszenie, uczelnię lub środowisko naukowe oraz aktywnie uczestniczysz w działalności międzynarodowej organizacji, która cyklicznie organizuje kongresy w różnych krajach, warto rozważyć podjęcie działań na rzecz organizacji jednej z kolejnych edycji wydarzenia w Polsce. Zaangażowanie przedstawicieli polskich środowisk branżowych, akademickich i naukowych może odegrać istotną rolę w procesie pozyskiwania międzynarodowych wydarzeń dla Polski.

pozyskaj-wydarzenie-programy-wsparcia-poland-convention-bureau-polska-organizacja-turystyczna

Słowniczek pojęć związanych z pozyskiwaniem kongresów

Pozyskiwanie międzynarodowych kongresów wiąże się z szeregiem pojęć, które na co dzień funkcjonują w branży spotkań głównie w języku angielskim. Terminy opisują kolejne etapy procesu prowadzącego od identyfikacji potencjalnego wydarzenia do złożenia kandydatury i wyboru gospodarza kongresu. Podajemy angielski termin branżowy oraz przedstawiamy jego krótkie objaśnienie znaczenia w kontekście pozyskiwania konferencji.

Association Intelligence – systematyczne gromadzenie i analizowanie informacji o międzynarodowych stowarzyszeniach, organizowanych przez nie kongresach, osobach decyzyjnych, zasadach wyboru gospodarza, rotacji wydarzenia, terminach składania ofert oraz potencjalnych partnerach lokalnych.
Prospecting – aktywne identyfikowanie stowarzyszeń i kongresów, o których organizację może ubiegać się Polska lub konkretne polskie miasto.
Lead / Congress Lead – zidentyfikowane wydarzenie, w przypadku którego istnieje realna możliwość rozpoczęcia procesu pozyskania go do Polski. Lead powinien zawierać więcej informacji niż sama nazwa kongresu – m.in. terminy, decydentów, rotację, wymagania i potencjalnego partnera w Polsce.
Bid – formalna propozycja miasta, kraju lub lokalnego stowarzyszenia dotycząca organizacji przyszłej edycji kongresu.
Bidding – cały proces ubiegania się o prawo organizacji wydarzenia: od analizy możliwości i budowania partnerstwa po złożenie dokumentacji, wizytę inspekcyjną i prezentację kandydatury.
Bidding Process – procedura prowadzona przez stowarzyszenie, w ramach której porównywane są kandydatury miast, krajów lub lokalnych organizacji.
Bid Book – profesjonalny dokument przedstawiający ofertę miasta lub kraju: obiekty, hotele, transport, wsparcie instytucjonalne, rozwiązania organizacyjne, budżet oraz argumenty przemawiające za wyborem destynacji.
Bid Manual – dokument przygotowany przez międzynarodowe stowarzyszenie, opisujący wymagania wobec przyszłego gospodarza kongresu oraz zasady procesu biddingowego.
Expression of Interest (EOI) – zwykle pierwszy, uproszczony etap procesu. Miasto, organizacja lub stowarzyszenie informuje, że jest zainteresowane organizacją wydarzenia. EOI może poprzedzać pełne zapytanie ofertowe i przygotowanie bid booka.
Request for Proposal (RFP) – formalny dokument wysyłany przez organizatora lub stowarzyszenie do potencjalnych destynacji. Określa wymagania wydarzenia i informacje, które powinny znaleźć się w ofercie. W artykule RFP wskazany jest jako jeden z kluczowych momentów, który warto znać odpowiednio wcześniej.
Preliminary Destination Proposal – przygotowywana przed pełnym bid bookiem krótka oferta pokazująca, dlaczego dane miasto może spełnić najważniejsze wymagania kongresu. Służy m.in. rozpoczęciu rozmów ze stowarzyszeniem.
Site Inspection – wizyta przedstawicieli stowarzyszenia lub organizatora w mieście-kandydacie, podczas której oceniane są obiekty, hotele, transport oraz możliwości organizacyjne destynacji.
Local Host – najczęściej krajowe stowarzyszenie, uczelnia, instytut, organizacja zawodowa lub grupa ekspertów współodpowiedzialna za pozyskanie i późniejszą organizację kongresu. W wielu procesach jego zaangażowanie jest warunkiem złożenia kandydatury.
National Society – to rajowe stowarzyszenie branżowe lub naukowe, polska organizacja będąca członkiem lub partnerem międzynarodowego stowarzyszenia. Często właśnie ona posiada formalne prawo do zgłoszenia kandydatury Polski.
Full Member Association – organizacja krajowa posiadająca pełne prawa członkowskie w strukturze międzynarodowego stowarzyszenia. W niektórych procesach tylko taki członek może formalnie zgłosić kandydaturę.
Scientific Programme Committee – komitet programu naukowego, grupa ekspertów odpowiedzialna za merytoryczną część kongresu. Polscy naukowcy zasiadający w takich komitetach mogą być ważnymi partnerami przy identyfikowaniu i pozyskiwaniu wydarzeń.
Professional Congress Organiser (PCO) Profesjonalny Organizator Kongresów – firma specjalizująca się w kompleksowej organizacji kongresów i konferencji, m.in. w zakresie rejestracji, logistyki, programu, współpracy z obiektami, finansów i obsługi uczestników.
Association Management Compan (AMC) – wyspecjalizowany podmiot świadczący na rzecz stowarzyszenia usługi administracyjne, strategiczne i organizacyjne. AMC może również odpowiadać za organizację kongresów oraz procedurę wyboru przyszłych gospodarzy.
Destination Management Company (DMC) – lokalna firma zarządzająca usługami w destynacji, podmiot odpowiedzialny m.in. za lokalną logistykę, transport, wydarzenia towarzyszące, programy społeczne i turystyczne czy obsługę uczestników.
Legacy – długofalowe dziedzictwo wydarzenia, korzyści pozostające po kongresie, wykraczające poza liczbę noclegów czy wydatki uczestników: transfer wiedzy, rozwój badań, współpraca naukowa, projekty społeczne, edukacja, promocja specjalizacji miasta lub kraju.