10 września 2026 roku w siedzibie Polskiej Organizacji Turystycznej w Warszawie odbyła się kolejna edycja Laboratorium Twórców Poland Convention Bureau. Przedstawiciele miejskich i regionalnych biur convention spotkali się, by rozmawiać o trzech obszarach, które coraz silniej wpływają na codzienną pracę zespołów odpowiedzialnych za komunikację i marketing: higienie cyfrowej, świadomym korzystaniu ze sztucznej inteligencji oraz skutecznej współpracy z mediami.
W wydarzeniu uczestniczyli przedstawiciele biur convention ze Śląskiego, Lubelskiego i Mazowsza, a także z Gdańska, Szczecina, Poznania, Łodzi, Warszawy, Bydgoszczy, Krakowa i Wrocławia. Spotkanie stało się nie tylko okazją do zdobycia praktycznej wiedzy, lecz także do wymiany doświadczeń pomiędzy zespołami promującymi polskie miasta i regiony na rynku spotkań.
Laboratorium Twórców to inicjatywa Poland Convention Bureau POT rozwijająca kompetencje osób zajmujących się komunikacją, marketingiem i promocją sektora spotkań. Wrześniowa edycja koncentrowała się przede wszystkim na tym, jak w środowisku nadmiaru informacji, rosnącej liczby narzędzi i coraz szybszego tempa komunikacji zachować skuteczność, wiarygodność i własny sposób myślenia.
Higiena cyfrowa, czyli technologia pod kontrolą
Pierwszy blok poprowadziła Sylwia Michałowska, dyrektor Departamentu Komunikacji Polskiej Organizacji Turystycznej, która zwróciła uwagę na wpływ technologii na koncentrację, regenerację, relacje, kondycję fizyczną i organizację pracy.
Punktem wyjścia było spojrzenie na higienę cyfrową nie jako na ograniczanie technologii, lecz na świadome korzystanie z niej. Smartfon, poczta elektroniczna, komunikatory i media społecznościowe są dziś podstawowymi narzędziami pracy, ale jednocześnie nieustannie konkurują o uwagę użytkownika.
Podczas prezentacji pojawiły się proste rozwiązania, które można wdrożyć w codziennej pracy: ograniczenie liczby powiadomień, odkładanie telefonu poza zasięg wzroku podczas zadań wymagających skupienia, tworzenie stref bez technologii czy świadome planowanie czasu poświęcanego mediom społecznościowym.
Sylwia Michałowska zachęciła również uczestników do siedmiodniowego wyzwania polegającego na odzyskaniu 30 minut dziennie z czasu spędzanego przed ekranem. W skali tygodnia daje to 3,5 godziny, które można przeznaczyć na odpoczynek, ruch, relacje lub inne aktywności poza światem cyfrowym.
Sztuczna inteligencja pomaga, ale nie zastępuje odpowiedzialności
Drugi blok poświęcono możliwościom i ograniczeniom sztucznej inteligencji. Tomasz Marzec, rzecznik prasowy Polskiej Organizacji Turystycznej, pokazał przykłady błędów, halucynacji i uproszczeń, które mogą pojawiać się w treściach generowanych przez AI.
Główny wniosek był prosty: narzędzia sztucznej inteligencji mogą przyspieszać pracę, porządkować informacje, wspierać analizę czy pomagać w przygotowaniu pierwszej wersji materiału, ale nie zwalniają użytkownika z weryfikacji faktów, krytycznego myślenia i odpowiedzialności za publikowaną treść.
Istotnym wątkiem była także personalizacja komunikacji. Korzystanie z podobnych modeli i podobnych poleceń może prowadzić do powstawania tekstów poprawnych formalnie, ale pozbawionych indywidualnego tonu, doświadczenia i wiedzy charakterystycznej dla konkretnej organizacji czy destynacji. W przypadku convention bureaux ma to szczególne znaczenie. Ich komunikacja opiera się przecież na znajomości miejsca, lokalnego rynku, partnerów, wydarzeń i kontekstu, których nie da się zastąpić uniwersalnym szablonem.
AI może więc być skutecznym wsparciem, pod warunkiem że pozostaje narzędziem w rękach świadomego użytkownika.
Informacja prasowa nadal działa. Musi jednak mieć wartość informacyjną
Trzeci blok poprowadziła Magdalena Kondas, redaktorka naczelna MeetingPlanner.pl, która skoncentrowała się na relacjach z mediami i przygotowywaniu informacji prasowych.
Prezentowane dane pokazały, że informacja prasowa nadal pozostaje ważnym narzędziem pracy dziennikarzy. Problemem nie jest więc brak zainteresowania materiałami przygotowywanymi przez organizacje, lecz ich niedopasowanie do potrzeb redakcji, zbyt promocyjny charakter lub brak rzeczywistej wartości informacyjnej.
Dobra informacja prasowa powinna przede wszystkim odpowiadać na pytanie: dlaczego ta wiadomość jest istotna dla odbiorcy danego medium?
W przypadku convention bureaux tematem nie musi być działalność biura. Może nim być pozyskany kongres, nowe połączenie lotnicze, otwarcie obiektu, zmiana infrastrukturalna, dane dotyczące rynku spotkań, ważne wydarzenie międzynarodowe czy inna informacja mająca znaczenie dla organizatorów, uczestników i lokalnej gospodarki.
Magdalena Kondas zwróciła także uwagę na znaczenie struktury materiału. Najważniejsze informacje powinny znaleźć się na początku: co się wydarzyło, dlaczego jest to ważne, jaka jest skala zjawiska i jakie dane je potwierdzają. Dopiero później powinny pojawić się dodatkowy kontekst, cytaty i informacje o organizacji.
Szczególnie mocno wybrzmiała potrzeba zastępowania promocyjnych określeń konkretnymi danymi. Zamiast pisać o „ogromnym zainteresowaniu”, „prestiżowym wydarzeniu” czy „dynamicznym rozwoju”, lepiej podać liczbę uczestników, krajów, noclegów, wydarzeń lub skalę wzrostu. To właśnie liczby, fakty i kontekst zwiększają użyteczność materiału dla redakcji.
Równie ważne pozostaje dopasowanie komunikatu do odbiorcy. Ten sam temat może wymagać innego ujęcia dla medium lokalnego, branżowego, ogólnopolskiego czy międzynarodowego.
Trzy tematy, jeden wspólny wniosek
Choć poszczególne części Laboratorium dotyczyły różnych obszarów, łączył je jeden wspólny temat: świadome korzystanie z narzędzi komunikacji.
W przypadku technologii oznacza to umiejętne zarządzanie własną uwagą. W przypadku sztucznej inteligencji – korzystanie z jej możliwości bez rezygnowania z weryfikacji, doświadczenia i własnego osądu. W relacjach z mediami – odejście od nadmiernie promocyjnego języka na rzecz informacji, danych, kontekstu i treści rzeczywiście przydatnych odbiorcy.
Dla miejskich i regionalnych convention bureaux są to kompetencje szczególnie istotne. Ich zespoły każdego dnia pracują z dużą liczbą informacji, komunikują się z mediami, organizatorami wydarzeń, partnerami i przedstawicielami branży, a jednocześnie współtworzą sposób, w jaki polskie miasta i regiony prezentowane są na krajowym i międzynarodowym rynku spotkań.
Laboratorium Twórców jest inicjatywą Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej rozwijającą kompetencje osób zajmujących się komunikacją, marketingiem i promocją polskiego sektora spotkań i wydarzeń.
