10 września 2026 roku w siedzibie Polskiej Organizacji Turystycznej w Warszawie odbyło się doroczne spotkanie Poland Convention Bureau POT z przedstawicielami miejskich i regionalnych convention bureaux. W wydarzeniu uczestniczyli reprezentanci biur convention ze Śląskiego, Lubelskiego i Mazowsza, a także z Gdańska, Szczecina, Poznania, Łodzi, Warszawy, Bydgoszczy, Krakowa i Wrocławia.
Spotkanie było okazją do podsumowania najważniejszych działań polskiej sieci convention bureaux, wymiany doświadczeń oraz rozmowy o wspólnych projektach i kierunkach rozwoju sektora spotkań w Polsce.
Podsumowanie działań Poland Convention Bureau w 2026 roku przedstawiła Aneta Książek, dyrektor Poland Convention Bureau. Z kolei plany i najważniejsze kierunki działań na 2027 rok omówiła dr Karina Przybyło-Kisielewska, wiceprezes Polskiej Organizacji Turystycznej, której podlega Biuro Spotkań i Wydarzeń – PCB.
Współpraca narodowego, regionalnych i miejskich convention bureaux
Jednym z ważnych tematów spotkania była współpraca pomiędzy Poland Convention Bureau a miejskimi i regionalnymi biurami convention. Podkreślono znaczenie czytelnego podziału kompetencji oraz komplementarności działań prowadzonych na poziomie krajowym i lokalnym.
Poland Convention Bureau koncentruje się m.in. na budowaniu międzynarodowej pozycji Polski jako destynacji spotkań, komunikacji i promocji, współpracy z organizacjami branżowymi oraz tworzeniu narzędzi wspierających pozyskiwanie wydarzeń. Lokalne i regionalne convention bureaux rozwijają natomiast ofertę poszczególnych destynacji, współpracują z miejscowymi partnerami oraz bezpośrednio wspierają organizatorów zainteresowanych realizacją wydarzeń w Polsce.
Polska na międzynarodowym rynku spotkań
Aneta Książek przedstawiła działania PCB POT realizowane w 2026 roku oraz najważniejsze dane pokazujące pozycję Polski na rynku międzynarodowych spotkań i wydarzeń.
Omówiono wyniki Polski i polskich miast w rankingach ICCA oraz UIA, zestawieniu Cvent Top Meeting Destinations, a także rezultaty polskich destynacji i obiektów w Meetings Star Awards 2026.
Jednym z ważnych projektów pozostaje raport „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce”. Jego 17. edycja, planowana do publikacji jesienią 2026 roku, będzie prezentowała dane dotyczące wydarzeń zorganizowanych w Polsce w 2025 roku. Podstawą publikacji są m.in. informacje przekazywane przez miejskie i regionalne convention bureaux, rekomendowanych organizatorów PCO i incentive travel oraz dane międzynarodowych organizacji ICCA i UIA.
Rekomendacje POT i Program Ambasadorów Kongresów Polskich
Podczas spotkania omówiono przygotowania do kolejnej edycji Programu Rekomendacji w Przemyśle Spotkań na lata 2027-2028. Nabór i ewaluacja podmiotów planowane są na ostatni kwartał 2026 roku.
Uroczyste wręczenie rekomendacji zaplanowano na 5 marca 2027 roku. Wydarzenie będzie również jednym z elementów obchodów 25-lecia działalności Poland Convention Bureau.
Ważnym obszarem pozostaje Program Ambasadorów Kongresów Polskich. Omówiono rozwój lokalnych Klubów Ambasadorów Kongresów Polskich oraz działania służące jeszcze silniejszemu łączeniu środowiska naukowego, ekspertów, convention bureaux i profesjonalnych organizatorów kongresów w procesie pozyskiwania międzynarodowych wydarzeń dla Polski.
Programy wsparcia i pozyskiwanie wydarzeń
Istotną część prezentacji poświęcono instrumentom wspierającym aktywne pozyskiwanie międzynarodowych spotkań i wydarzeń do Polski. Przedstawiono doświadczenia związane z Promocyjnym Programem Wsparcia dla Spotkań i Wydarzeń oraz Narodowym Programem Wsparcia dla Przemysłu Spotkań realizowanym we współpracy z PLL LOT.
Wsparcie PCB POT może obejmować m.in. proces przygotowania i prezentacji ofert konkursowych, wizyty inspekcyjne i studyjne, materiały promocyjne, działania podczas wcześniejszych edycji wydarzeń czy komunikację międzynarodową.
Jako jeden z przykładów skutecznego wykorzystania programu wskazano działania wspierające pozyskanie 82. RILEM Annual Week & Conference do Katowic w 2028 roku. Zaprezentowano również wydarzenia znajdujące się obecnie na różnych etapach procesu pozyskiwania do Polski.
Wiedza i rozwój kompetencji
Dodatkowy czas poświęcono projektom edukacyjnym Poland Convention Bureau. Podsumowano dotychczasowe działania Laboratorium Twórców, które od 2023 roku zgromadziło około 1,5 tys. uczestników podczas spotkań, warsztatów i konsultacji. Dodatkowe informacje o sesji Laboratorium Twórców, które odbyło się na spotkaniu w siedzibie POT.
Podsumowano również projekt Destination Poland Green Academy, program mentoringowy MPI Future Professionals oraz uruchomiony we wrześniu Poland MICE Masterclass Series 2026-2027.
Program Masterclass, prowadzony przez Ciarę Feely, łączy rekomendowanych przez POT organizatorów PCO i DMC oraz przedstawicieli convention bureaux. Cykl koncentruje się m.in. na rozwijaniu kompetencji sprzedażowych, skuteczniejszym generowaniu leadów, przygotowywaniu ofert oraz zwiększaniu efektywności udziału polskich partnerów w międzynarodowych targach i działaniach sprzedażowych.
Uczestnik w centrum wydarzenia
Podczas prezentacji zwrócono również uwagę na znaczenie doświadczenia uczestnika jako jednego z elementów budowania konkurencyjności Polski na rynku spotkań.
Praktycznym przykładem jest rozwijany przez PCB POT Low Sensory Show Room – mobilna strefa niskosensoryczna wspierająca dobrostan, dostępność i neuroinkluzywność podczas wydarzeń. Projekt wpisuje się w szersze podejście, zgodnie z którym wysoka jakość wydarzenia nie ogranicza się do infrastruktury i logistyki, lecz obejmuje również komfort, zaangażowanie i indywidualne potrzeby jego uczestników.
Dodatkowym elementem spotkania była krótka sesja relaksacyjna przy dźwiękach mis terapeutycznych i gongu, przygotowana dla uczestników przez Poland Convention Bureau. Pokazała ona, że coraz więcej wydarzeń branżowych zwraca uwagę nie tylko na program merytoryczny, ale również na komfort i dobre samopoczucie uczestników. Coraz częściej konferencje i kongresy uzupełniane są o aktywności wspierające regenerację, koncentrację i odpoczynek, które stają się ważnym elementem współczesnych doświadczeń eventowych
Wspólna komunikacja i digital marketing
Osobną część spotkania poświęcono komunikacji i wykorzystaniu digital marketingu w promocji Polski jako destynacji spotkań.
Przedstawiono ekosystem kanałów Poland Convention Bureau, obejmujący m.in. nową polskojęzyczną sekcję PCB na pot.gov.pl, międzynarodowy serwis meetings.poland.travel oraz media społecznościowe. Podkreślono znaczenie regularnego przekazywania przez convention bureaux informacji o pozyskanych wydarzeniach, inwestycjach, projektach, raportach i innych tematach, które mogą być następnie wzmacniane poprzez krajowe i międzynarodowe kanały PCB POT.
Zaprezentowano rozwijane narzędzia: monitoring aktualności polskich convention bureaux, Europe CVBs News analizujący działania narodowych biur convention w Europie, PAMI – Poland Association Meetings Intelligence wspierający identyfikację możliwości pozyskania międzynarodowych kongresów oraz SPOT – narzędzie wspierające dobór polskich destynacji i obiektów dla organizatorów wydarzeń. Obecne narzędzia funkcjonują wewnętrznie jako wersje beta i są na etapie przeprowadzania testów.
Założeniem projektów jest wykorzystanie AI przede wszystkim do porządkowania rozproszonych informacji, identyfikowania szans i szybszego docierania do wiedzy, która może wspierać decyzje zespołów PCB i convention bureaux. Jednocześnie podkreślono, że technologia nie zastąpi relacji, wiedzy i zaangażowania ekspertów odpowiedzialnych za pozyskiwanie wydarzeń.
Kierunki działań na 2027 rok
Perspektywę kolejnego roku przedstawiła dr Karina Przybyło-Kisielewska, wiceprezes Polskiej Organizacji Turystycznej.
Wśród najważniejszych kierunków na 2027 rok znalazły się dalsze budowanie reputacji Polski na międzynarodowym rynku spotkań, rozwój współpracy z organizacjami branżowymi, kontynuacja Programu Ambasadorów Kongresów Polskich i programów wsparcia oraz nowa edycja rekomendacji POT dla sektora spotkań.
Planowana jest również dalsza obecność Polski na najważniejszych międzynarodowych targach branżowych IMEX i IBTM World oraz szósta edycja Spotlight on Poland, która w 2027 roku ma zostać zrealizowana w nowej odsłonie na Mazowszu.
Kontynuowane będą również projekty związane z transferem wiedzy, w tym Laboratorium Twórców i Poland MICE Masterclass, a także rozwój narzędzi wykorzystujących AI oraz działania związane z dostępnością i projektowaniem wydarzeń zorientowanych na uczestnika.
Doroczne spotkanie było nie tylko podsumowaniem dotychczasowych działań, lecz przede wszystkim przestrzenią do rozmowy o dalszej współpracy. Wspólne działania Poland Convention Bureau oraz miejskich i regionalnych convention bureaux pozostają jednym z fundamentów budowania silnej, rozpoznawalnej i konkurencyjnej oferty Polski na międzynarodowym rynku spotkań i wydarzeń.
Dostępność jako element zarządzania destynacją – przykład Gdańska
Podczas spotkania Małgorzata Kopij z Gdańsk Convention Bureau zaprezentowała działania Gdańskiej Organizacji Turystycznej na rzecz systemowego zwiększania dostępności miasta oraz jego oferty turystycznej i eventowej. Jednym z kluczowych elementów tego podejścia są audyty dostępności prowadzone z udziałem osób z różnymi rodzajami niepełnosprawności. Obejmują one całą ścieżkę korzystania z oferty – od wyszukiwania informacji o obiekcie i podróży, po wizytę na miejscu lub udział w wydarzeniu. W ciągu czterech lat przeprowadzono 207 takich audytów, obejmujących m.in. atrakcje turystyczne, muzea, wydarzenia, przestrzenie plenerowe oraz obiekty eventowe.
Gdańsk rozwija także praktyczne narzędzia wspierające komunikację z osobami o szczególnych potrzebach. Powstało 18 wariantów Kart Komunikacji, przygotowywanych podczas warsztatów z osobami z niepełnosprawnością słuchu, m.in. dla hoteli, restauracji, informacji turystycznej, obiektów sportowych oraz wydarzeń konferencyjnych i festiwalowych.
Kolejnym krokiem było utworzenie w Gdańskiej Organizacji Turystycznej stanowiska managerki ds. dostępności. Jego celem jest traktowanie dostępności jako stałego elementu zarządzania destynacją, a nie pojedynczego projektu. Zakres działań obejmuje audytowanie infrastruktury i stron internetowych, szkolenia dla personelu i partnerów, współpracę z organizacjami eksperckimi oraz wsparcie w indywidualnych potrzebach klientów.
Inicjatywa Gdańska została wskazana jako przykład tego, w jaki sposób convention bureau i organizacja turystyczna mogą w praktyce budować przewagę destynacji poprzez dostępność, inkluzywność i lepsze doświadczenie uczestników wydarzeń.
Doroczne spotkanie było podsumowaniem dotychczasowych działań oraz przedstawieniem nowych propozycji. Wspólne działania Poland Convention Bureau oraz miejskich i regionalnych convention bureaux pozostają jednym z fundamentów budowania silnej, rozpoznawalnej i konkurencyjnej oferty Polski na międzynarodowym rynku spotkań i wydarzeń.
