Relacja z warsztatu diagnostyczno-strategicznego w ramach projektu „Poprawa jakości zarządzania turystyką biznesową na Mazowszu”
30 czerwca 2025 r. w Hotelu Crowne Plaza® Warsaw - The HUB odbyło się pierwsze spotkanie warsztatowe w ramach projektu „Poprawa jakości zarządzania turystyką biznesową na Mazowszu poprzez partycypacyjne opracowanie Strategii rozwoju Mazovia Convention Bureau”, współfinansowanego przez Ministerstwo Sportu i Turystyki. W spotkaniu wzięli udział również przedstawiciele Polskiej Organizacji Turystycznej - Poland Convention Bureau.
W wydarzeniu uczestniczyli kluczowi interesariusze rynku MICE - przedstawiciele sektora publicznego, podmiotów komercyjnych, instytucji branżowych, hoteli, centrów konferencyjnych, DMC, PCO oraz organizatorzy wydarzeń. Celem warsztatów było wspólne wypracowanie założeń do Strategii Rozwoju Mazovia Convention Bureau na lata 2026–2030.
Spotkanie miało charakter roboczy i konsultacyjny. W agendzie znalazły się m.in.
- ocena potencjału regionu Mazowsza w kontekście konkurencyjności na rynku turystyki biznesowej,
- analiza działalności Mazovia Convention Bureau w latach 2023–2025,
- identyfikacja strategicznych celów i kierunków rozwoju na najbliższe 5 lat,
- omówienie narzędzi i mechanizmów wspierających realizację strategii, w tym współpracy z branżą i modelu finansowania działań promocyjnych.
Uczestnicy aktywnie włączali się w proces warsztatowy, dzieląc się doświadczeniami, oczekiwaniami i rekomendacjami. Spotkanie pokazało silną gotowość branży do współtworzenia długofalowych rozwiązań oraz potrzebę budowania trwałych mechanizmów współpracy między Mazovia Convention Bureau a lokalnymi i ogólnopolskimi partnerami.
Wypracowane podczas spotkania wnioski i rekomendacje staną się kluczowym wkładem do tworzonego dokumentu strategicznego, który ma wspierać profesjonalizację działań promocyjnych Mazowsza jako destynacji MICE oraz zwiększyć udział regionu w krajowym i międzynarodowym rynku spotkań.
Pięć ról biura convention
- Przedstawiciel - przedstawia ofertę regionu organizatorom wydarzeń. Dyskusja: kluczowe elementy oferty MICE Mazowsza: produkty, miejsca, atrakcje, programy, które powinny być częścią oferty na rynku polskim i międzynarodowym.
- Twórca wizerunku - prowadzi działania marketingowe i public relations. Dyskusja: charakter promocji, sposoby i narzędzia promocji, rynki geograficzne, grupy docelowe.
- Koordynator - koordynuje współpracę podmiotów związanych i niezwiązanych bezpośrednio z branżą spotkań w celu maksymalizacji korzyści dla destynacji wynikających z działalności MICE. Dyskusja: formy integracji rynku, współpracy i sieciowania produktów oraz usług; obszary, w których lokalna branża potrzebuje wsparcia merytorycznego i edukacyjnego.
- Rzecznik - reprezentuje regionalną branżę spotkań przed lokalnymi podmiotami. Dyskusja: wyzwania w działalności biznesowej i branżowej związane ze współpracą z administracją (samorządową, rządową), instytucjami i klientami – otoczenie administracyjne, społeczne i biznesowe.
- Przywódca - twórca wizji rozwoju branży spotkań oraz inicjator działań na rzecz jej realizacji. Dyskusja: „audyt” – szanse i zagrożenia w działalności oraz funkcjonowaniu Mazovia Convention Bureau jako organizacji.
Działalność Mazovia Convention Bureau
W swojej prezentacji Iwona Majewska, Zastępca Dyrektora Biura Mazowieckiej Regionalnej Organizacji Turystycznej, podsumowała dotychczasową działalność mazowieckiego convention bureau.
Od 2019 roku działalność prowadzona jest formalnie pod nazwą Mazovia Convention Bureau, z głównym celem pozyskiwania wydarzeń dla województwa mazowieckiego. Jak podkreślono podczas wystąpienia, aktywność biura działającego w strukturach MROT - Mazowieckiej Regionalnej Organizacji Turystycznej - opiera się na dwóch kluczowych filarach: uzupełnianiu oferty Warszawy oraz przyciąganiu wydarzeń do pozostałych części regionu.
Po uruchomieniu Biura w 2019 roku rozwój został czasowo ograniczony z powodu pandemii COVID-19, która znacząco wpłynęła na funkcjonowanie całej branży. Dopiero w 2023 roku możliwe było wznowienie aktywnej działalności promocyjnej.
W pierwszym etapie skoncentrowano się na budowaniu wizerunku i rozpoznawalności marki Mazovia Convention Bureau w środowisku branżowym. Istotnym elementem tych działań było nawiązywanie relacji i współpracy z licznymi podmiotami działającymi na rynku spotkań i wydarzeń.
Uruchomiona została dwujęzyczna strona internetowa, wyposażona w wyszukiwarkę obiektów konferencyjnych. Obecnie baza obejmuje 160 obiektów i jest systematycznie aktualizowana. W zakładce „Aktualności” publikowane są bieżące informacje dotyczące podejmowanych działań.
Przygotowano również materiały promocyjne, w tym katalog dostępny w wersji drukowanej i cyfrowej, również w dwóch językach. W bieżącym roku zaplanowano jego aktualizację i wznowienie wydruku.
W 2023 roku pozyskano dofinansowanie z Ministerstwa Sportu i Turystyki, w ramach którego zrealizowano badanie wpływu przemysłu spotkań na gospodarkę Mazowsza. Autorem opracowania był prof. Krzysztof Celuch. W tym samym roku Mazovia Convention Bureau zostało partnerem publikacji „Poland Events Impact”.
Biuro zorganizowało i uczestniczyło w licznych wydarzeniach promujących region, zarówno krajowych, jak i międzynarodowych. Wzięto udział we wszystkich kluczowych targach i wydarzeniach branżowych, prezentując potencjał Mazowsza oraz ofertę zrzeszonych partnerów. Prowadzone są również wizyty typu familiarization trips i site inspections, których celem jest bezpośrednie przedstawienie atutów regionu w kontekście organizacji wydarzeń biznesowych.
W 2024 roku, podczas gali MP Power Awards, uroczyście obchodzono pięciolecie działalności. Z tej okazji przygotowano prezentację „Pięć powodów, dla których warto organizować wydarzenia na Mazowszu”, adresowaną do organizatorów targów i wydarzeń branżowych.
Mazovia Convention Bureau jest aktywne na międzynarodowych targach i wydarzeniach, takich jak IBTM World w Barcelonie (PSN POT), IMEX we Frankfurcie (PSN POT), Europe Congress czy Conventa. Uczestnictwo w inicjatywach takich jak Meet the Bidder czy Fast Date pozwala na skuteczne promowanie regionu wśród międzynarodowych decydentów.
Kontynuowana jest także efektywna współpraca z Warsaw Convention Bureau, m.in. poprzez wspólny udział w targach, koordynację działań promocyjnych oraz realizację wspólnego kalendarza wydarzeń.
Mazovia Convention Bureau jest również współzałożycielem pierwszego w Polsce miejsko-regionalnego Klubu Ambasadora Kongresów, powołanego wspólnie z Warszawą. Podpisano stosowne porozumienie i zainicjowano współpracę, która obejmuje wspólną organizację wydarzeń i obecność podczas spotkań z Ambasadorami.
Jednym z najważniejszych wydarzeń ostatnich miesięcy była Gala Ambasadorów Kongresów Polskich 2025, zorganizowana we współpracy ze Stowarzyszeniem Konferencje i Kongresy w Polsce, Poland Convention Bureau POT oraz Warsaw Convention Bureau. Gala odbyła się w Mateczniku Mazowsze w Karolinie - siedzibie Państwowego Zespołu Ludowego Pieśni i Tańca „Mazowsze”. Szczególną satysfakcję przyniosła wysoka reprezentacja laureatów pochodzących z Warszawy i Mazowsza. Relacja w wydarzenia tutaj Gala Ambasadorów Kongresów Polskich 2025 – święto liderów świata nauki i biznesu na Mazowszu.
Biuro prowadzi także regionalny system rekomendacji organizatorów spotkań (PCO), wzorowany na systemie Poland Convention Bureau. Obecnie zrzeszonych jest dziewięć podmiotów, a liczba ta stale rośnie.
W 2023 i 2024 roku Mazovia Convention Bureau uzyskało rekomendację Poland Convention Bureau POT, co stanowi potwierdzenie wysokiej jakości prowadzonych działań.
Jednym z kluczowych narzędzi komunikacyjnych pozostaje publikacja „Mazovia Events Impact” z 2023 roku, która w czytelny sposób prezentuje znaczenie sektora MICE dla rozwoju regionalnej gospodarki.
Mazovia Convention Bureau jest również aktywne medialnie, prowadzi stałą współpracę z redakcjami MeetingPlanner.pl oraz THINK MICE. Partnerstwo strategiczne przy wieczornej gali promującej 100. wydanie THINK MICE stanowi tego najlepsze potwierdzenie.
Dodatkowe informacje na temat działalności biura:
Dziękujemy wszystkim uczestnikom za zaangażowanie oraz merytoryczny wkład. Kolejne warsztaty z cyklu planowane są na drugą połowę roku.
Projekt „Poprawa jakości zarządzania turystyką biznesową na Mazowszu poprzez partycypacyjne opracowanie Strategii rozwoju Mazovia Convention Bureau”, dofinansowany jest ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki.
oprac. Jarosław Marciuk, Foto: Mazovia Convention Bureau, Jarosław Marciuk
