Ukazała się aktualizacja badania UIA 2022 – „Wpływ COVID-19 na międzynarodowe spotkania stowarzyszeń”, która jest próbą określenia zmian w podejściu stowarzyszeń do planowania i organizacji międzynarodowych wydarzeń: zmiany w ich potrzebach, oczekiwaniach i podejściu technologicznym.

Pandemia COVID-19 wywarła ogromny wpływ na światową branżę turystyczną i przemysł spotkań oraz na zachowanie międzynarodowych stowarzyszeń względem organizowanych spotkań i wydarzeń. Badanie tego wpływu i ustalenie jego konsekwencji było przedmiotem specjalnego badania, które przeprowadził instytut badawczy - Union of International Associations (UIA) w 2021 roku.

Tym razem z punktu widzenia współpracy stowarzyszenia z miejscem docelowym postanowiłam przeanalizować raport UIA z 2022 roku w szczególności doświadczenia ze współpracy z Convention Bureaux i porównać czy sytuacja się poprawiła czy też została na poziomie z 2021. 

Pytanie dotyczyło doświadczeń ze współpracy z convention bureaux w ostatnich 5 latach. Oto kilka istotnych danych z badania:

• o 5 punktów procentowych poprawiła się znajomość darmowych usług oferowanych przez CVB (z 38 proc. do 33 proc. w 2022)
• nieznacznie więcej stowarzyszeń w ciągu ostatnich 5 lat konsultowało swoje spotkania z CVB (z 13 proc. na 14 proc w 2022)
• więcej też deklaruje (obecnie 9 proc., w 2021 – 7 proc.), iż prawdopodobnie w najbliższej przyszłości skonsultują się z CVB
• tylko 3 proc. (z 5 proc. w 2021) otrzymało pomoc w przygotowania budżetu swojego spotkania
• o połowę – do 8 proc. wzrosła pomoc CVB w przygotowaniu oferty (bid), 9 proc. otrzymało pomoc w znalezieniu dostawców lub miejsca na swoje spotkanie (spotkania)
• tylko 4 proc. stowarzyszeń przyznało się, iż otrzymało pomoc finansową od CVB na swoje spotkanie (spadek o 1 proc. w stosunku do roku 2021)
• 2 proc. convention bureaux udzieliły wsparcia technicznego dla spotkań wirtualnych/hybrydowych

Zdobywanie konferencji i kongresów nigdy nie było łatwe, a w nowej rzeczywistości stało się jeszcze trudniejsze. Wniosek nasuwa się sam: jeśli chcemy, aby stowarzyszenia lokowały więcej swoich spotkań w naszych destynacjach, to musimy zwiększyć naszą aktywność promocyjną i docierać z podstawową informacją do członków stowarzyszeń czy też Ambasadorów Kongresów.

Czy coś się jednak zmieniło? Czy CVB nadal są potrzebne?

Różnice w odpowiedziach są krzepiące – wzrasta rola convention bureaux w przygotowaniu oferty a stowarzyszenia coraz bardziej są zainteresowane odbywaniem konsultacji z reprezentantami destynacji, również poszukując najlepszego sposobu na pozostawienie w miejscu realizacji dobrego śladu - dziedzictwa (legacy). Wzajemne oddziaływanie na siebie wydarzenia i miasta skutkuje „impactem”, którego nie postrzegamy wyłącznie w kontekście wymiaru ekonomicznego, ale szerzej: jako efekt organizacji eventu czy spotkania, zmieniający destynację, w której realizowany jest dany projekt. Może on wpływać na podejście miejscowych decydentów, a także inspirować lokalne społeczności w niemal każdej dziedzinie ludzkiej działalności.

Oczekiwania stowarzyszeń w ramach współpracy z convention bureaux

Respondenci w swoich odpowiedziach wskazali kilka głównych obszarów wparcia (merytoryczne, finansowe i promocyjne) jakiego oczekują od miejskich, regionalnych czy krajowych convention bureaux. Odpowiedzi nieznacznie się różnią w porównaniu do 2021 roku.

• 16 proc. oczekuje pomocy w znalezieniu odpowiedniego miejsca na spotkanie
• 15 proc. oczekuje pomocy w znalezieniu zakwaterowania (udzielanie wskazówek/doradztw przy wyborze hotelu)
• 14 proc. oczekuje pomocy w uzyskaniu dotacji od miasta-gospodarza (o 1 proc. więcej niż w 2021)
• 12 proc. oczekuje na wsparcie techniczne dla spotkań wirtualnych/hybrydowych (o 1 proc. mniej niż w 2021)
• 11 proc. oczekuje pomocy finansowej
• 10 proc. oczekuje pomocy w planowaniu i organizacji inspekcji na miejscu (o 1 proc. mniej niż w 2021)
• 9 proc. oczekuje pomocy w promocji i znalezienia potencjalnych uczestników ( o 1 proc. więcej niż w 2021)
• 4 proc. oczekuje sugestii w sprawie możliwych pomysłów na tzw. legacy/dziedzictwo, które dane wydarzenie pozostawia po sobie w miejscu realizacji (o 1 proc. więcej niż w 2021)

Kluczowe czynniki organizacji wydarzeń na żywo w centrum konferencyjnym lub innym miejscu spotkań wg. stowarzyszeń to:

1. Forma spotkania:

• Możliwość zdalnego oglądania przemówień i wydarzeń (nawet jeśli nie jest to wydarzenie hybrydowe)
• Osobiście tylko wtedy, gdy nie ma możliwości, aby spotkanie odbyło się wirtualnie
• Miejsce musi obsługiwać wydarzenia hybrydowe

2. Logistyka podróży i delegatów: odpowiedzi tutaj wskazywały na bieżące wyzwania związane z ułatwieniem delegatom osobistego uczestnictwa, obawy dotyczące wpływu na klimat, a także radzenie sobie z zakłóceniami w podróżach lotniczych i światowej gospodarce:

• Łatwość wymagań dotyczących wizy / podróży
• Łatwy dostęp do lotniska
• Łatwy dojazd samolotem, pociągiem
• Bliskość lokalizacji członków
• Transport publiczny w okolicy

3. Opcje dotyczące zdrowia / bezpieczeństwa / miejsca: oczywiście, ponieważ pandemia się nie zakończyła, istnieją obawy dotyczące bezpieczeństwa / zdrowia uczestników oraz odpowiedniego komunikowania takich środków:

•  Dbanie o higienę / kontrole pandemiczne
• Wentylacja / przepływ powietrza
• Protokoły BHP
• Przestrzeń dla zachowania dystansu społecznego
• Rozpowszechnienie pandemii w mieście/regionie

4. Przestronne sale konferencyjne / miejsca spotkań:

• Wystarczająca prywatność – brak dzielenia przestrzeni z innymi grupami
• Skala przestrzeni – tj. czy bylibyśmy jedynymi najemcami czy też inne spotkania odbywałyby się w tym samym czasie
• Przestrzeń plenarna z konfigurowalnymi obszarami do wydzielenia / małych grup

5. Anulowanie / redukcja ryzyka / warunki / umowy:

• Gotowość obiektu do współpracy w celu zmniejszenia ryzyka
• Zasady anulowania / elastyczność
• Jasne warunki umowy, w tym dotyczące siły wyższej
• Żadnych ukrytych opłat / kosztów

6. Współpraca lokalnych partnerów / stowarzyszeń / branży w planowaniu spotkań:

• Zawsze współpracujemy z jednym z naszych członków
• Kluczowa jest motywacja ich zespołu, a także lokalne/regionalne/krajowe fundusze, które gospodarz może znaleźć
• Wsparcie lokalnych współorganizatorów

7. Cena / koszty:

• Wsparcie finansowe / finansowanie imprezy
• Przystępność / koszty / ceny (miejsce i zakwaterowanie)

8. Łączność internetowa:

• Możliwości technologiczne (np. szybki internet na potrzeby wydarzeń hybrydowych)
• Możliwość Wi-Fi. Łączność z Internetem. Szybkość transmisji danych
• Bezpłatna łączność na miejscu i w hotelach dla uczestników

9. Infrastruktura tłumaczeniowa: wsparcie dla kwestii tłumaczeniowych / językowych

10. Środowisko turystyczne / zainteresowania: niektórzy respondenci za ważne uważają możliwość spędzenia czasu poza spotkaniami i odkrywanie turystycznie miejsca docelowego

11. Catering: Zarówno na miejscu, jak i opcje lokalne / zewnętrzne; obawy dotyczące dostępności, jakości i preferencji żywieniowych

12. Dostępność dla osób niepełnosprawnych: zarówno na miejscu, jak i w hotelach

13. Lokalny / osobisty personel pomocniczy: w kilku odpowiedziach wspomniano o potrzebie specjalnych kontaktów na miejscu

14. Płatność przelewem bankowym

15. Bezpieczeństwo fizyczne / ochrona

Kluczowe czynniki dla podróży na krajowe lub międzynarodowe spotkanie wskazane przez stowarzyszenia w ankiecie w 2022 roku to:

1. Linie lotnicze / lotniska / loty:

• Dostępne loty
• Loty przylatujące na czas
• Dobra obsługa na lotniskach
• Brak zakazów / ograniczeń w podróżowaniu
• Bezpośrednie loty
• Koszt przelotu
• Elastyczność odwołań lotów

2. Podróż pociągiem:

• Czyste pociągi
• Dostęp do pociągów IC w Europie
• Dostępność miasta

3. Komunikacja lokalna / połączenia:

• Miejsce w pobliżu punktów przylotu (lotnisko / dworzec kolejowy)
• Dostępność / Dostępność obiektu transportem lokalnym
• Hotele w pobliżu miejsca konferencji

4. Pandemia - trwa:

• Polityka wizowa i COVID-19
• Jasne wytyczne dotyczące ograniczeń związanych z COVID-19
• Otwarte granice / ograniczenia w podróżowaniu

5. Koszty / finanse / wydatki: Elastyczność w zakresie anulowania lub pełnego zwrotu kosztów (podróż / hotel / miejsce)

6. Ocena, czy spotkanie twarzą w twarz jest w ogóle konieczne i dotyczy kwestii zrównoważonego rozwoju/klimatu:

• Czy potkanie nie może odbyć się wirtualnie? (funkcjonalne alternatywy)
• Analiza kosztów i korzyści, w kontekście programów zrównoważonego rozwoju
• Czy spełnia nasze cele związane ze zmianą klimatu / redukcją śladu węglowego?
• Spotkanie na miejscu musi mieć wartość dodaną w porównaniu do śledzenia go online

7. Koszt/rozsądne wydatki na podróż i zakwaterowanie:

• Wspieranie członków z krajów o niskich dochodach
• Obniżenie kosztów podróży lotniczych
• Przywrócenie budżetów na podróż obciętych w czasie pandemii

8. Bezpieczeństwo i ochrona / osobista i geopolityczna:

• Międzynarodowy wskaźnik zakażeń COVID-19, szczególnie w kraju przyjmującym
• Protokoły szczepień/kwarantanny itp. w miejscu docelowym
• Bezpieczeństwo / bezpieczeństwo / brak wojny

9. Zaangażowany czas / planowanie:

• Priorytetowo traktuj krótkie podróże
• Mniej dni poza biurem
• Odległość  - mniej niż osiem godzin podróży

10. Elastyczność w opcjach płac: dla uczestników z zagranicy, ponieważ wielu z nich nie posiada kart kredytowych zatwierdzonych do użytku w USA – przyjmujemy gotówkę po przyjeździe na potrzeby rejestracji i pomagamy we współpracy z hotelami w przyjmowaniu płatności gotówką za zakwaterowanie

Jawi nam się destynacja idealna: bezpieczna, łatwo dostępna, bez zbędnych formalności wizowych, z centrum konferencyjnym i hotelami w pobliżu, elastycznymi warunkami finansowania i wsparciem finansowym miasta, prowadząca świadomą politykę zrównoważenia, atrakcyjna turystycznie, rozwinięta technologicznie... #DestinationPoland! Zobacz listę convention bureaux w Polsce.

Co to jest UIA?

UIA (Union of International Associations) jest instytutem badawczym oraz centrum dokumentacyjnym, który od ponad 100 lat zbiera i przekazuje informacje o rynku międzynarodowych spotkań stowarzyszeń pozarządowych i organizacji międzyrządowych oraz o kierunkach i trendach w jego rozwoju. Partnerem badania „Wpływ COVID-19 na międzynarodowe spotkania stowarzyszeń” jest Kraków Convention Bureau oraz Polska Organizacja Turystyczna (Poland Convention Bureau), która także jest jedynym członkiem stowarzyszenia UIA z Polski.

Pełny raport można pobrać ze strony UIA.

Artykuł został przygotowany przez Anetę Książek - Główną Specjalistkę Poland Convention Bureau POT. #KonkretyAnety to nazwa zbioru publikacji z Polski i ze świata, które wyszukuje i analizuje Aneta Książek. Aneta stawia na dane pochodzące z krajowych i światowych raportów, a także na dobre przykłady oraz nowe trendy w marketingu miejsc i przemyśle spotkań. Analizuje je pod kątem Polski i sektora spotkań ze szczególnym uwzględnieniem działań prowadzonych przez convention bureaux (biura marketingu miejsc).