Szybkie decyzje, sprawna komunikacja, jasno określona odpowiedzialność i gotowość na zmianę scenariusza. Wokół tych zagadnień koncentrowała się 13. edycja THINK MICE Mashup Meetings, która 2 września 2026 roku odbyła się w Warszawie. Polska Organizacja Turystyczna i Poland Convention Bureau POT aktywnie włączyły się w wydarzenie jako partnerzy strategiczni. Spotkanie otworzył m.in. wiceprezes POT Paweł Moras, a w głównej debacie eksperckiej uczestniczyła Aneta Książek, dyrektor Poland Convention Bureau POT.
Tegoroczna edycja THINK MICE Mashup Meetings odbyła się w The Box Club w Warsaw Experience Center na Stadionie Legii Warszawa pod hasłem „Kryzys, którego nie widać. Co robić, kiedy jesteś pod bramką?”. Organizatorzy skoncentrowali program na sytuacjach, które mogą pojawić się za kulisami wydarzenia i wymagają od zespołu szybkiej reakcji – od problemów z logistyką, transportem i techniką po zmiany dotyczące obiektu, dostawców czy prelegentów.
Polska Organizacja Turystyczna blisko branży spotkań
W wydarzeniu uczestniczyli wiceprezesi Polskiej Organizacji Turystycznej Paweł Moras oraz dr Karina Przybyło-Kisielewska. Paweł Moras zabrał głos na początku spotkania, reprezentując POT podczas otwarcia 13. edycji Mashup Meetings.
Obecność kierownictwa POT oraz merytoryczne zaangażowanie Poland Convention Bureau były ważnym elementem partnerstwa przy wydarzeniu. Dla Polskiej Organizacji Turystycznej wspieranie tego rodzaju inicjatyw oznacza nie tylko obecność w branżowej debacie, ale przede wszystkim wzmacnianie kompetencji, wymiany wiedzy i współpracy pomiędzy podmiotami tworzącymi polski sektor spotkań.
Ma to bezpośrednie znaczenie również dla promocji Polski na międzynarodowym rynku MICE. Konkurencyjność destynacji budują bowiem nie tylko infrastruktura, atrakcyjne miasta i regiony czy dostępność komunikacyjna. Równie ważne są profesjonalizm lokalnych partnerów, umiejętność współdziałania i zdolność do sprawnej reakcji w sytuacjach, których nie można było przewidzieć na etapie planowania wydarzenia.
Aneta Książek w debacie eksperckiej
Centralnym punktem części merytorycznej była debata moderowana przez Michała Zalewskiego z Dobrze Powiedziane. W rozmowie udział wzięli:
- Paweł Haberka, CEO PowerEvents
- Andrzej Hulewicz, wiceprezes Mazurkas Travel / Mazurkas Congress Management
- Aneta Książek, dyrektor Poland Convention Bureau POT
- Agnieszka Majkowska, dyrektor ds. Agent Experience w Prudential Polska
- Łukasz Pawelczak, CEO UTE Group
Rozmowa dotyczyła m.in. tego, kiedy należy uruchomić plan B, kto powinien podejmować kluczowe decyzje, jak zarządzać przepływem informacji oraz w jaki sposób komunikować zmianę, aby nie potęgować problemu i jednocześnie chronić doświadczenie uczestników. Eksperci zwracali też uwagę na znaczenie wcześniejszego przygotowania scenariuszy alternatywnych oraz jasnego podziału odpowiedzialności pomiędzy zaangażowanymi stronami.
Obecność Anety Książek pozwoliła włączyć do dyskusji perspektywę destynacji i narodowego convention bureau. To szczególnie istotne w przypadku międzynarodowych kongresów i wydarzeń biznesowych, których realizacja wymaga współdziałania wielu partnerów – organizatora, obiektu, miasta, convention bureau, PCO lub DMC, dostawców oraz instytucji wspierających.
Z jakimi błędnymi wyobrażeniami albo nierealnymi oczekiwaniami wobec Poland Convention Bureau spotykacie się najczęściej ze strony partnerów?
Świadomość roli Poland Convention Bureau z roku na rok rośnie, ale nadal jednym z najczęstszych nieporozumień jest przekonanie, że działamy komercyjnie albo sami organizujemy wydarzenia od początku do końca. Tymczasem Poland Convention Bureau jest częścią Polskiej Organizacji Turystycznej i pełni przede wszystkim funkcję promocyjną, wspierającą i koordynacyjną. Nie jesteśmy agencją eventową ani PCO.
W praktyce oznacza to również określony sposób współpracy z partnerami. Dobrym przykładem są prowadzone przez POT programy wsparcia dla spotkań i wydarzeń czy incentive travel. Polska Organizacja Turystyczna, ze względu na swoją formę organizacyjno-prawną, nie udziela dotacji. W ramach takich programów POT zawiera z partnerami umowy o charakterze handlowym i nabywa określone usługi promocyjne związane z realizowanym przedsięwzięciem. Partner zobowiązuje się natomiast do realizacji uzgodnionych działań promujących Polskę. Dlatego bardzo ważne jest, aby już na początku współpracy jasno określić, czym jest nasze wsparcie, jaki ma charakter i gdzie przebiegają granice odpowiedzialności poszczególnych stron.
Na ile doświadczenie pozwala Wam dziś przewidywać potencjalne nieporozumienia czy sytuacje kryzysowe i zapobiegać im już na etapie komunikacji?
Po latach pracy w branży wiele pytań i wątpliwości potrafimy przewidzieć, zanim jeszcze zostaną sformułowane. Doświadczenie pozwala nam więc działać wyprzedzająco – zamiast reagować dopiero wtedy, gdy pojawi się problem, od pierwszego kontaktu staramy się precyzyjnie wyjaśniać zasady współpracy, zakres naszego działania i rolę poszczególnych partnerów. Robimy to zarówno na poziomie narodowym, jak i lokalnym. Ważną rolę odgrywają tu działania edukacyjne prowadzone wspólnie z miejskimi i regionalnymi convention bureaux, a także spotkania i inicjatywy realizowane w ramach Lokalnych Klubów Ambasadorów Kongresów.
Doświadczenie wspieramy również narzędziami pozwalającymi obserwować komunikację wokół naszej marki. Na bieżąco monitorujemy wzmianki i sentyment w internecie, m.in. z wykorzystaniem Brand24 oraz usług Instytutu Monitorowania Mediów. Dzięki temu możemy szybko zauważyć zmianę tonu dyskusji albo temat, który może wymagać wyjaśnienia czy reakcji. Dotychczas komunikacja dotycząca Poland Convention Bureau ma przede wszystkim charakter neutralny lub pozytywny, ale istotą monitoringu jest właśnie możliwość wychwycenia zmian odpowiednio wcześnie.
Równolegle w ramach projektu Laboratorium Twórców Poland Convention Bureau POT rozwijamy kompetencje komunikacyjne lokalnych i regionalnych convention bureaux. Zależy nam na tym, aby partnerzy działający w różnych częściach Polski potrafili komunikować się profesjonalnie, spójnie i w sposób wspierający zarówno własną destynację, jak i Polskę.
Profesjonalizm zaczyna się przed wydarzeniem
Jednym z najważniejszych wniosków płynących ze spotkania było przekonanie, że skuteczne reagowanie na trudne sytuacje rozpoczyna się na długo przed pojawieniem się problemu. Dobrze przygotowane procedury, alternatywne scenariusze, sprawny przepływ informacji i jasno określone kompetencje pozwalają zespołowi działać szybko, a wiele problemów rozwiązać za kulisami – bez zakłócania przebiegu wydarzenia i bez negatywnego wpływu na jego uczestników.
Z perspektywy Poland Convention Bureau ten aspekt ma szczególne znaczenie. Organizatorzy międzynarodowych wydarzeń wybierając destynację zwracają uwagę nie tylko na ofertę obiektów czy atrakcyjność miejsca, ale także na jakość lokalnego ekosystemu MICE i partnerów, na których mogą polegać na każdym etapie realizacji projektu. Wysokie kompetencje branży są zatem jednym z elementów budujących wiarygodność Polski jako profesjonalnej destynacji spotkań.
Wiedza, networking i integracja środowiska MICE
THINK MICE Mashup Meetings od lat łączy część ekspercką z networkingiem i wymianą doświadczeń pomiędzy przedstawicielami różnych segmentów branży. W wydarzeniu uczestniczą m.in. planiści korporacyjni i stowarzyszeniowi, agencje, obiekty, destynacje oraz dostawcy usług dla sektora MICE.
Po zakończeniu tegorocznej debaty uczestnicy mogli również poznać mniej dostępne przestrzenie Stadionu Legii Warszawa – m.in. szatnię L1, ławki rezerwowych oraz strefę Premium wykorzystywaną podczas spotkań biznesowych i wydarzeń. Wieczór zakończyły networking i wspólna kolacja przygotowana przez Belvedere Catering.
13. edycję THINK MICE Mashup Meetings patronatem honorowym objęło Ministerstwo Sportu i Turystyki. Partnerami strategicznymi wydarzenia byli Polska Organizacja Turystyczna i Poland Convention Bureau , The Box Club w Warsaw Experience Center jako Partner Venue oraz Belvedere Catering jako Catering Partner. Partnerami Gold były Mazovia Convention Bureau, Platinum Mountain Hotel & Spa oraz The View Mountain, a Partnerami Wspierającymi: Focus Hotels, Forest Park Resort & Spa, Hala Stulecia, Kopalnia Soli „Wieliczka” oraz ZPR.
źródło: Think MICE, własne; fot. Przemysław Marczewski
Polecamy również:
- 11. edycja Think MICE Mashup Meetings w Warszawie. Transformacja, rozwój, impact
- Publikacja „Poland’s Green Transformation of the Meetings Industry”
- Jubileuszowy THINK MICE Mashup Meetings w Warszawie
- Gala THINK MICE z okazji 100. wydania magazynu branży spotkań i wydarzeń
Galeria zdjęć
