8 stycznia 2024 roku w Międzynarodowym Centrum Kongresowym w Katowicach Silesia Convention Bureau rozpoczęło projekt o nazwie Silesia Ambasador Day. Polska Organizacja Turystyczna była partnerem merytorycznym wydarzenia.
Jest to seria spotkań, które gromadzą regionalnych ambasadorów kongresów, przedstawicieli środowiska naukowego i biznesowego oraz profesjonalistów z branży spotkań. Cieszymy się, że mogliśmy merytorycznie wesprzeć wydarzenie jako Polska Organizacja Turystyczna – Poland Convention Bureau wspólnie z SKKP (Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce).
Podczas spotkania Aneta Książek, kierowniczka Poland Convention Bureau, powiedziała:
12 stycznia ubiegłego roku powołane zostało Silesia Convention Bureau. Nasze dzisiejsze spotkanie, jak i cały Program Ambasadorów Kongresów Polskich, służy zarówno docenieniu Państwa roli jako Ambasadorów Kongresów, jak i wparciu Państwa w procesie pozyskiwania kolejnych spotkań i wydarzeń. Z tego miejsca zarówno Państwu – naszym gościom, jak i organizatorom i gospodarzom dzisiejszego spotkania życzę organizacji wyjątkowych spotkań i wydarzeń na Śląsku, które zrealizują cele zarówno w aspekcie wymiany wiedzy, nawiązywania i podtrzymywania znajomości, jak i finansowego wsparcia lokalnej gospodarki.
Polska konsekwentnie potwierdza swoją atrakcyjność jako kraju idealnego dla organizacji międzynarodowych spotkań i wydarzeń biznesowych. Przez ponad dwie dekady, przemysł spotkań stanowi kluczową dziedzinę, na którą skupia się Poland Convention Bureau (PCB) POT. Działania promocyjne prowadzone przez PCB POT są ukierunkowane na trzy główne grupy odbiorców:
- Międzynarodowe stowarzyszenia, jako głównych organizatorów spotkań, takich jak kongresy czy konferencje.
- Międzynarodowi organizatorzy, obejmujący zleceniodawców wydarzeń, ze szczególnym uwzględnieniem organizatorów podróży motywacyjnych oraz wydarzeń korporacyjnych.
- Interesariusze przemysłu spotkań na rynku krajowym.
Zdobycie i organizacja wydarzeń, zwłaszcza międzynarodowych kongresów, to skomplikowany i czasochłonny proces, który wymaga zaangażowania licznych interesariuszy branży spotkań. To zadanie wymagające współpracy zespołowej. Kontynuując analogię sportową, jednym z kluczowych graczy w tej dziedzinie są biura marketingu miejsc. Obecnie w Polsce działa 15 takich biur – jedno narodowe, pięć regionalnych oraz dziewięć miejskich. Rola Poland Convention Bureau jest kluczowa w budowaniu wizerunku, komunikacji i współpracy z podmiotami na poziomie regionalnym, które bezpośrednio zajmują się promocją i sprzedażą produktów.
Programy Ambasadorów
Programy Ambasadorów są skutecznym narzędziem, stosowanym z powodzeniem w wielu krajach, umożliwiającym wykorzystanie lokalnego potencjału intelektualnego do przyciągania konferencji i kongresów. Według badań, decydującym czynnikiem przy wyborze destynacji kongresowej jest renoma miejsca, a także jego dostępność komunikacyjna i ekonomiczna. Niemniej jednak, sukces w pozyskiwaniu spotkań stowarzyszeń często zależy od wsparcia ze strony regionalnych lub miejskich władz oraz determinacji Ambasadora Kongresów. Ambasadorzy, współpracując z convention bureaux lub Profesjonalnymi Organizatorami Kongresów, odgrywają kluczową rolę w przyciąganiu i organizowaniu wydarzeń.
Międzynarodowe stowarzyszenia oceniają także wkład i zaangażowanie społeczności, poziom nauki w danym obszarze oraz wsparcie finansowe skierowane bezpośrednio na konkretną konferencję czy kongres. Często sukces nie przychodzi od razu, co podkreśla potrzebę działań zespołowych i determinacji w walce o organizację pożądanej konferencji czy kongresu.
Dziesięć lat temu ówczesny członek Kapituły Programu AKP, Pan Profesor Woy-Wojciechowski, przygotował wypowiedź do broszury informacyjnej dotyczącej Programu Ambasadorów Kongresów Polskich. Pan Profesor przesłał wówczas piękny tekst, który zachwycił czytelników. Kilka lat później pandemia Covid-19 przyspieszyła rewolucję technologiczną i jeszcze bardziej podkreśliła wartość spotkań w czasie rzeczywistym, przypominając słowa Pana Profesora, które warto przywołać:
Nigdy żaden internet, telefon, czy transmisja satelitarna nie zastąpią kontaktu z żywym człowiekiem. Tylko w czasie kongresów, zjazdów, konferencji dochodzi do bezpośrednich rozmów, wymiany doświadczeń i bezpośrednich dyskusji. Tylko w czasie takich spotkań zawiązują się przyjaźnie i możliwość wymiany myśli a także szansa na międzynarodową współpracę, szkolenie asystentów itd. Można także zapoznać się na miejscu z osiągnięciami organizatorów jak szpitale, pracownie naukowe, obiekty budowlane itd. W czasie międzynarodowych kongresów poznaje się (i najczęściej zaczyna lubić) kraj organizatorów, a tego nie da żaden film, ani folder. Po latach często nie pamięta się „najnowszych osiągnięć” prezentowanych na kongresie, ale wspomina się spotkania towarzyskie, jakiś ulotny zapach, wieczory przy świecach, fragment koncertu, smak jakiejś narodowej potrawy i ludzi, których chciałoby się ponownie spotkać.
Aneta Książek na koniec swojego wystąpienia w Katowicach dodała: Z tego miejsca zarówno Państwu – naszym gościom, jak i organizatorom i gospodarzom dzisiejszego spotkania życzę organizacji wyjątkowych spotkań i wydarzeń na Śląsku, które zrealizują cele zarówno w aspekcie wymiany wiedzy, nawiązywania i podtrzymywania znajomości, jak i finansowego wsparcia lokalnej gospodarki.
#PolandCVB #SilesiaAmbassadorDay
@callmejaro
