Po sukcesie pierwszej edycji ruszył promocyjny Program Wsparcia dla Spotkań i Wydarzeń 2026. Inicjatorem i koordynatorem jest Poland Convention Bureau – Biuro Spotkań i Wydarzeń Polskiej Organizacji Turystycznej (PCB POT). Celem POT jest wdrożenie cyklicznego programu promocji Polski na okoliczność pozyskiwania i organizacji wydarzeń o charakterze promocyjnym realizowanych przez podmioty zewnętrzne.
~ W związku z dużym zainteresowaniem środki z edycji 2026 zostały wykorzystane ~
Dodatkowych informacji na temat programów wsparcia udziela Wojciech Norkowski, Ekspert Poland Convention Bureau. W 2026 dostępne są jeszcze środki w drugim programie wsparcia, szczegóły: Narodowy Program Wsparcia dla Przemysłu Spotkań edycja 2026
Promocyjny Program Wsparcia dla Spotkań i Wydarzeń (PPWdSW) stanowi narzędzie dla Programu Rekomendacji Profesjonalnych Organizatorów Kongresów, Programu Rekomendacji Profesjonalnych Organizatorów Podróży Motywacyjnych oraz Programu Ambasadorów Kongresów Polskich, których funkcjonowanie określają odrębne regulaminy. Celem Programu jest udzielenie przez PCB POT wsparcia profesjonalnym organizatorom spotkań i wydarzeń, Ambasadorom Kongresów Polskich oraz innym podmiotom, które aktywnie uczestniczą w procesie pozyskania do Polski międzynarodowych spotkań i wydarzeń biznesowych o charakterze kulturalnym, naukowym, politycznym, sportowym czy biznesowym.
Promocyjny Program Wsparcia dla Przemysłu Spotkań 2026 w praktyce
Prawo aplikowania do Promocyjnego Programu Wsparcia dla Przemysłu Spotkań w edycji 2026 mają:
- Ambasadorowie Kongresów Polskich,
- Kapituła Programu Ambasadorów Kongresów Polskich,
- Polska Organizacja Turystyczna,
- Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce,
- Przedstawiciele Lokalnych Klubów Ambasadorów Kongresów,
- miejskie i regionalne Convention Bureaux,
- organizatorzy Kongresów rekomendowani w programie Poland Convention Bureau POT
- pozostali organizatorzy wydarzeń biznesowych, wspierani w aplikacji przez miejskie lub regionalne Convention Bureau. W tym przypadku, zgłoszenie wymaga rekomendacji lokalnego Convention Bureau,
- obiekty kongresowe, wspierane w aplikacji przez miejskie lub regionalne Convention Bureau. W tym przypadku, zgłoszenie ze strony obiektu wymaga rekomendacji lokalnego Convention.
Okoliczności związane z pozyskaniem spotkania lub wydarzenia, na które może być przyznany Promocyjny Pakiet:
- Prezentacja BIDów (ofert) w siedzibie Event Ownera, Organizatora lub na Wydarzeniu, gdzie odbywa się finalna prezentacja potencjalnych miast gospodarzy,
- Wizyta studyjna/wizyta inspekcyjna w Polsce dla przedstawicieli Organizatora (m.in. PCO, event agency) lub Event Ownera (stowarzyszenie, korporacja, inne),
- Materiały promocyjne online i offline (druki, banery i filmy) oraz pamiątki z Polski dla gości VIP,
- Wynajem i montaż stoisk promocyjnych mających na celu promocje miasta – gospodarza na poprzedzającym wydarzeniu zagranicznym,
- Działania PR w internecie: produkcja treści promocyjnych i reklam,
- Zaproszenie do Polski ważnego prelegenta (eksperta) na wydarzenie,
- Działania wpływające na zmniejszenie śladu węglowego wydarzenia.
Do Promocyjnego Programu Wsparcia Spotkań i Wydarzeń mogą być zgłaszane przedsięwzięcia promocyjne, których efektem ma być pozyskanie:
- Spotkania/wydarzenia o charakterze międzynarodowym, z udziałem min. 100 zagranicznych uczestników (pakiet 1) oraz powyżej 150 zagranicznych uczestników (pakiet 2),
- Spotkania/wydarzenia nie krótszego aniżeli 2 dni (min. 1 noc),
- Spotkania w formułach: konferencje, kongresy, targi, warsztaty, spotkania z elementami incentive travel i inne spotkania biznesowe o charakterze cyklicznym, których historia sięga minimum 2 edycji lub wydarzenia firmowego o charakterze integracyjnym, szkoleniowym, motywacyjnym lub poznawczym dla pracowników, dystrybutorów lub zaproszonych gości,
- Spotkania/wydarzenia na co najmniej 45 dni do dnia rozpoczęcia realizacji,
- Spotkania/wydarzenia w fazie pozyskiwania tzw. bidding stage, kiedy Polska jest na tzw. short liście max. 5 destynacji,
- Inne spotkania/wydarzenia, których Organizator wyraża wolę współpracy z POT w celu promowania Polski jako miejsca, w którym odbywa się spotkanie/wydarzenie lub rozważa merytoryczny udział POT w przygotowaniu programu spotkania/wydarzenia.
Proces weryfikacji zgłoszenia do Promocyjnego Programu Wsparcia Spotkań i Wydarzeń jest następujący:
- Przedsięwzięcia promocyjne zgłoszone do programu są sprawdzane pod względem merytorycznym, wizerunkowym oraz finansowym przez PCB POT.
- Decyzję o promocji Polski podczas danego przedsięwzięcia oraz o wysokości środków finansowych przeznaczonych na ten cel (tj. na zakup pakietu 1 lub 2 ), każdorazowo podejmuje POT na podstawie informacji przedstawionej w zgłoszeniu oraz zasobów budżetowych POT, sygnowanych na ten cel w danym roku kalendarzowym.
- Wartość pakietu za zrealizowane działania promocyjne jest uzależniona od charakteru spotkania/wydarzenia oraz zasięgu przedsięwzięcia, tj.
- Pakiet 1 – do 12 000 PLN brutto
- Pakiet 2 – do 24 000 PLN brutto
- Decyzja POT jest ostateczna i nie podlega procedurze odwoławczej.
- Oferty niespełniające wymogów podlegają odrzuceniu.
- Wniosek zostanie rozpatrzony w terminie 21 dni od daty jego wpłynięcia do POT.
- W przypadku podjęcia przez POT decyzji o zakupie pakietu podczas wskazanego przedsięwzięcia promocyjnego, POT zawiera z Wnioskodawcą umowę określającą zasady współpracy.
Nabory do Promocyjnego Programu Wsparcia Spotkań i Wydarzeń będą przeprowadzane raz na kwartał, aż do wyczerpania zasobów budżetowych POT sygnowanych na ten cel w danym roku kalendarzowym.
W związku z dużym zainteresowaniem wszystkie środki z edycji 2026 zostały wykorzystane. Informacje o kolejnej edycji programu wsparcia zostaną opublikowane na początku 2027 roku.
#PolandCVB #EventprofsPL #AmbasadorKongresow #PCO
Oprac. JM
