Międzynarodowy kongres często zaczyna się od człowieka – naukowca, lekarza, eksperta, przedsiębiorcy lub przedstawiciela organizacji branżowej, który jest aktywny w międzynarodowym środowisku i może zaproponować Polskę jako gospodarza kolejnego wydarzenia. Lokalne Kluby Ambasadorów Kongresów pomagają zamienić takie kontakty i pomysły w konkretne działania na rzecz pozyskiwania kongresów do polskich miast i regionów.
Program Ambasadorów Kongresów Polskich działa od 1998 roku i jest wspólną inicjatywą Polskiej Organizacji Turystycznej – Poland Convention Bureau oraz Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce. Jego istotnym elementem są lokalne i regionalne Kluby Ambasadorów Kongresów, które przenoszą założenia programu na poziom miast i regionów.
Sieć tworzy siedem Klubów działających w Warszawie i na Mazowszu, Krakowie, Wrocławiu, Poznaniu, Łodzi, województwie śląskim oraz województwie świętokrzyskim. Najmłodszy z nich – Świętokrzyski Klub Ambasadorów Kongresów – został powołany w grudniu 2025 roku jako siódma tego typu struktura w Polsce i trzecia działająca na poziomie regionalnym.
Czym są lokalne Kluby Ambasadorów Kongresów Polskich?
Lokalne Kluby AKP realizują założenia Programu Ambasadorów Kongresów Polskich bezpośrednio w miastach i regionach. Funkcjonują przy współpracy z lokalnymi i regionalnymi convention bureaux, które pomagają środowisku naukowemu, biznesowemu oraz stowarzyszeniom branżowym w staraniach o pozyskanie ważnych wydarzeń międzynarodowych.
Do Klubów należą zarówno osoby wyróżnione tytułem Ambasadora Kongresów Polskich w programie ogólnopolskim, jak również osoby aktywne lokalnie, które mogą w przyszłości odegrać rolę Ambasadora i zaangażować się w pozyskanie kongresu.
Ich rola nie sprowadza się więc wyłącznie do integracji dotychczasowych laureatów. Kluby mają pomagać
- identyfikować nowe możliwości
- docierać do ekspertów aktywnych w międzynarodowych organizacjach
- dzielić się wiedzą o procesie aplikacyjnym
- tworzyć lokalne zespoły zdolne do przygotowania konkurencyjnej kandydatury miasta lub regionu
Jak działają Kluby Ambasadorów Kongresów?
Proces pozyskania międzynarodowego kongresu często rozpoczyna się kilka lat przed wydarzeniem. Organizacja lub stowarzyszenie wybiera kolejne miasto gospodarza, a lokalny przedstawiciel środowiska naukowego lub branżowego może mieć istotny wpływ na rozpoczęcie starań o organizację wydarzenia w Polsce.
Ambasador wnosi do tego procesu wiedzę ekspercką, reputację, kontakty i znajomość swojej międzynarodowej organizacji. Convention bureau może z kolei zapewnić wiedzę o destynacji, obiektach i zapleczu hotelowym, pomóc w przygotowaniu oferty, pozyskaniu partnerów i listów poparcia, organizacji wizyty studyjnej czy promocji kandydatury. Lokalny Klub tworzy przestrzeń, w której te dwa światy mogą się spotkać.
W praktyce Kluby organizują spotkania, warsztaty i prezentacje, pokazują dostępne instrumenty wsparcia, integrują środowisko naukowe z branżą spotkań i pomagają identyfikować wydarzenia, o które warto rozpocząć starania.
Znaczenie tego modelu zostało podkreślone również w Strategii Programu AKP na lata 2024-2030, która wskazuje na potrzebę wzmacniania istniejących Klubów, tworzenia nowych struktur oraz rozwijania współpracy Ambasadorów z convention bureaux.
Wrocławski Klub Ambasadorów Kongresów
Wrocław należy do pionierów lokalnego modelu współpracy z Ambasadorami Kongresów. Program Ambasadorów Kongresów Wrocławia jest prowadzony przez Convention Bureau – Wrocław od 2006 roku. Klub skupia osoby reprezentujące różne dziedziny nauki, kultury i gospodarki. Convention Bureau – Wrocław organizuje spotkania służące integracji Ambasadorów z lokalną branżą spotkań, prezentuje rozwój infrastruktury konferencyjnej i hotelowej oraz oferuje doradztwo osobom zainteresowanym pozyskaniem wydarzenia do miasta.
Wrocławski model ma również wymierne przykłady skuteczności. Wśród wydarzeń pozyskanych przy zaangażowaniu przedstawicieli środowiska Ambasadorów wymieniane są m.in. IFLA World Library and Information Congress 2017, ENEA Congress 2018 oraz European Consortium for Political Research General Conference 2019.
Szczegóły: Program Ambasadorów Kongresów Wrocławia
Poznański Klub Ambasadora Kongresów
Poznański Klub Ambasadora Kongresów łączy potencjał silnego środowiska akademickiego miasta z doświadczeniem Poznań Convention Bureau, Poznań Congress Center i Grupy MTP. Jego podstawowym celem jest stworzenie przestrzeni inspiracji, wsparcia oraz wymiany dobrych praktyk związanych z aplikowaniem o prestiżowe wydarzenia, które mogą odbywać się w stolicy Wielkopolski. Spotkania Klubu mają przede wszystkim praktyczny i warsztatowy charakter.
Dobrym przykładem była edycja zorganizowana w marcu 2025 roku w historycznych wnętrzach Bazar 1838. W spotkaniu uczestniczyło ponad 30 przedstawicieli poznańskiego środowiska naukowego. Program połączył doświadczenia naukowców organizujących duże wydarzenia międzynarodowe z prezentacją instrumentów wsparcia oraz możliwości współpracy z lokalną branżą spotkań.
Szczegóły: Poznański Klub Ambasadora Kongresów
Krakowski Klub Ambasadorów Kongresów
Kraków dysponuje jednym z największych środowisk akademickich w Polsce, dlatego współpraca z naukowcami i przedstawicielami międzynarodowych stowarzyszeń ma szczególne znaczenie dla rozwoju kongresowego miasta.
Klub Ambasadorów Kongresów w Krakowie współpracuje z Kraków Convention Bureau i funkcjonuje w szerszym ekosystemie współpracy rozwijanym m.in. w ramach Kraków Network. Ważnym elementem jego działalności jest identyfikacja osób, które poprzez swoją aktywność zawodową lub naukową mogą inicjować starania o sprowadzenie międzynarodowych wydarzeń do Krakowa.
W grudniu 2025 roku w CKF 13 Centrum Konferencyjnym Fabryczna odbyła się kolejna odsłona inicjatywy „Zostań Ambasadorem Kongresów w Krakowie”. Spotkanie było skierowane zarówno do Ambasadorów, jak i potencjalnych przyszłych kandydatów, a jego program obejmował m.in. narzędzia wsparcia oferowane przez Kraków Convention Bureau oraz Poland Convention Bureau POT.
Ten kierunek został rozwinięty w 2026 roku. W ramach Kraków Network 2.0 środowisko akademickie, administracja publiczna i branża spotkań wspólnie dyskutowały o tym, jak zwiększać liczbę międzynarodowych konferencji naukowych organizowanych w Krakowie, jak profesjonalizować proces aplikacyjny oraz jak wykorzystywać dostępne instrumenty wsparcia.
Szczegóły: Krakowski Klub Ambasadora Kongresów
Klub Ambasadora Kongresów – Warszawa i Mazowsze
W październiku 2024 roku Warszawa i Mazowsze stworzyły pierwszy w Polsce model regionalno-lokalnego Klubu Ambasadora Kongresów. Powstał on z połączenia funkcjonującego już Klubu warszawskiego oraz inicjatywy rozwijanej na poziomie województwa mazowieckiego.
Porozumienie podpisały Polska Organizacja Turystyczna – Poland Convention Bureau, Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce, Warszawska Organizacja Turystyczna – Warsaw Convention Bureau oraz Mazowiecka Regionalna Organizacja Turystyczna – Mazovia Convention Bureau.
Efekty współpracy były widoczne już podczas kolejnej edycji Programu AKP. Spośród 21 osób wyróżnionych podczas Gali Ambasadorów Kongresów Polskich 2025 ponad połowa została nominowana przez Klub AKP Warszawa i Mazowsze. Sama Gala odbyła się w Mateczniku „Mazowsze” w Karolinie i została przygotowana wspólnie przez organizatorów programu oraz partnerów z Warszawy i Mazowsza.
Kolejnym ważnym działaniem było grudniowe spotkanie Klubu w Warszawie, podczas którego środowisku akademickiemu przedstawiono wspólną ofertę wsparcia Warsaw Convention Bureau, Mazovia Convention Bureau oraz Poland Convention Bureau POT. Obejmowała ona m.in. wsparcie przy organizacji wydarzeń, transporcie uczestników, podróżach lotniczych, wizytach studyjnych i programach towarzyszących.
Szczegóły: Warszawa i Mazowsze Klub Ambasadora Kongresów
Łódzki Klub Ambasadora Kongresów
Łódzki Klub Ambasadora Kongresów został zainaugurowany 26 października 2023 roku jako piąty lokalny Klub działający w Polsce. Powstał dzięki współpracy Łódzkiej Organizacji Turystycznej – Łódź Convention Bureau, Poland Convention Bureau POT oraz Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce.
Od początku łódzki model został zaprojektowany bardzo praktycznie. Convention bureau oferuje potencjalnym Ambasadorom pomoc już na etapie analizy możliwości pozyskania wydarzenia, a następnie wsparcie przy zdobywaniu patronatów i listów poparcia, kontaktach z hotelami i dostawcami, poszukiwaniu lokalnych partnerów, przygotowaniu profesjonalnej oferty kandydatury miasta oraz organizacji wizyty studyjnej.
Pomoc może być kontynuowana również po pozyskaniu wydarzenia i obejmować jego promocję, informację turystyczną dla uczestników, materiały o mieście, programy zwiedzania czy rozwiązania transportowe.
Najważniejszym osiągnięciem pierwszego etapu funkcjonowania Klubu jest więc stworzenie czytelnej ścieżki współpracy dla potencjalnego Ambasadora – od pomysłu i kontaktu w międzynarodowej organizacji do przygotowania kandydatury Łodzi.
Szczegóły: Łódzki Klub Ambasadora Kongresów
Silesia Ambasador Club
Silesia Ambasador Club został oficjalnie zainaugurowany 11 marca 2025 roku podczas drugiego spotkania z cyklu Silesia Ambasador Day. Został drugim regionalnym Klubem Ambasadora Kongresów Polskich w kraju.
Już sam sposób inauguracji pokazał regionalny charakter projektu. Spotkanie odbyło się 320 metrów pod ziemią w Zabytkowej Kopalni Guido w Zabrzu i zgromadziło ponad 50 przedstawicieli świata nauki i biznesu. W momencie powołania Klubu Silesia Convention Bureau informowało również, że w ciągu dwóch wcześniejszych lat sześć osób nominowanych przez biuro otrzymało tytuł Ambasadora Kongresów Polskich.
Silesia Ambasador Day stał się charakterystyczną inicjatywą regionalnego Klubu. Trzecia edycja odbyła się 8 maja 2026 roku w Wiśle. Członkowie Klubu oraz przedstawiciele środowiska naukowego i biznesowego poznawali potencjał konferencyjny Śląska Cieszyńskiego i Beskidów, poszerzając perspektywę organizacji wydarzeń poza największe ośrodki metropolitalne regionu.
Szczegóły: Śląski Klub Ambasadora Kongresów
Świętokrzyski Klub Ambasadorów Kongresów
Świętokrzyski Klub Ambasadorów Kongresów jest najmłodszą strukturą w obecnej sieci. Porozumienie o jego powołaniu podpisano 5 grudnia 2025 roku. Został tym samym siódmym Klubem w Polsce i trzecim funkcjonującym na poziomie regionalnym.
Inicjatywa rozwijana przez Świętokrzyskie Convention Bureau i Regionalną Organizację Turystyczną Województwa Świętokrzyskiego ma stworzyć platformę współpracy przedstawicieli nauki i biznesu oraz pomagać w identyfikowaniu, przygotowywaniu i wspieraniu kandydatur regionu do organizacji konferencji i kongresów.
Ze względu na krótki okres działalności najważniejszym osiągnięciem Klubu jest dziś samo stworzenie stałej regionalnej struktury współpracy i włączenie województwa świętokrzyskiego do ogólnopolskiej sieci. Daje to podstawę do systematycznego poszukiwania osób posiadających kontakty w międzynarodowych środowiskach i rozwijania przyszłych projektów kongresowych.
Szczegóły: Świętokrzyski Klub Ambasadora Kongresów
Kluby szukają również Ambasadorów przyszłości
Rola lokalnych Klubów nie kończy się na współpracy z dotychczasowymi Ambasadorami. W 2026 roku zostały one bezpośrednio włączone w pilotażowy program Młody Ambasador Kongresów Polskich.
Jego celem jest pozyskiwanie i aktywizowanie kolejnych osób związanych ze stowarzyszeniami, nauką, kulturą, sportem i biznesem, które w przyszłości mogą skutecznie angażować się w pozyskiwanie międzynarodowych wydarzeń do Polski. Kandydatów mogą zgłaszać same Kluby, a osoby aplikujące indywidualnie mogą uzyskać ich rekomendację.
Siedem Klubów, jeden wspólny cel
Wrocław wnosi do sieci dwie dekady doświadczeń, Poznań konsekwentnie łączy środowisko akademickie z profesjonalnym rynkiem spotkań, Kraków wykorzystuje potencjał jednego z największych ośrodków naukowych w kraju, Warszawa i Mazowsze rozwijają model współpracy miasta z regionem, Łódź buduje praktyczną ścieżkę wsparcia Ambasadora, Silesia rozwija regionalne sieciowanie wokół Silesia Ambasador Day, a województwo świętokrzyskie tworzy nowe zaplecze dla przyszłych kandydatur programu AKP.
Każdy z Klubów działa nieco inaczej, ponieważ każde miasto i region mają inne środowiska naukowe, specjalizacje i przewagi konkurencyjne. Łączy je jednak jeden cel: zamieniać wiedzę, kontakty i międzynarodową aktywność polskich ekspertów w konkretne szanse na pozyskanie nowych kongresów i konferencji do Polski.
To właśnie tutaj spotyka się poziom lokalny i krajowy Programu Ambasadorów Kongresów Polskich. Międzynarodowe relacje Ambasadora mogą uruchomić proces, lokalny Klub i convention bureau pomagają przekształcić go w profesjonalną kandydaturę, a Poland Convention Bureau POT oraz partnerzy programu mogą wspierać dalsze działania związane z pozyskaniem wydarzenia.
Masz kontakt z międzynarodowym stowarzyszeniem?
Działasz w międzynarodowym stowarzyszeniu, komitecie naukowym lub organizacji branżowej? Masz wpływ na wybór miejsca kolejnego kongresu albo wiesz o wydarzeniu, które mogłoby odbyć się w Polsce?
Nie musisz samodzielnie znać procesu aplikacyjnego ani przygotowywać całej kandydatury. Skontaktuj się ze swoim lokalnym lub regionalnym convention bureau. Jego zespół pomoże ocenić potencjał wydarzenia, przygotować ofertę miasta lub regionu, znaleźć odpowiednich partnerów i obiekty, zaplanować wizytę studyjną oraz wskazać dostępne formy wsparcia.
