en
en

Wynajem sali konferencyjnej wraz z poczęstunkiem na potrzeby organizacji wydarzenia inaugurującego Tydzień Turystyki Polskiej podczas EXPO w Mediolanie

Zapytanie ofertowe dotyczące wynajmu Sali konferencyjnej wraz z poczęstunkiem na potrzeby organizacji wydarzenia inaugurującego Tydzień Turystyki Polskiej podczas EXPO w Mediolanie w dniu 18 maja 2015 r.

Zapytanie ofertowe dotyczące wynajmu Sali konferencyjnej wraz z poczęstunkiem na potrzeby organizacji wydarzenia inaugurującego Tydzień Turystyki Polskiej podczas EXPO w Mediolanie w dniu 18 maja 2015 r.

Polska Organizacja Turystyczna poszukuje Sali konferencyjnej na ternie miasta Mediolan, Włochy,
w której możliwe będzie zorganizowanie rozbudowanego scenograficznie i technicznie, wydarzenia promocyjnego w dniu 18 maja 2015 r. od godz.19:00.

Zapytanie ofertowe obejmuje również usługę cateringową.

Wydarzenie inauguracyjne dotyczy Tygodnia Turystyki Polskiej organizowanego przez Polską Organizację Turystyczną w dniach 18-24 maja br. we współpracy z wybranymi regionami Polski.

Wymagania dotyczące Sali:
• Obiekt renomowany, o standardzie minimum 4 gwiazdki;
• Lokalizacja w centrum Mediolanu;
• Łatwy dostęp do miejsca przy wykorzystaniu środków komunikacji miejskiej – ze szczególnym uwzględnieniem metra;
• Powierzchnia minimalna Sali wraz z pomieszczeniami przyległymi – 500 m2 (w tym foyer, garderoby dla prowadzących oraz obsługi technicznej);
• Oddzielny dostęp techniczny do Sali z zewnątrz budynku;
• Możliwości techniczne Sali umożliwiające podłączenie profesjonalnego nagłośnienie, oświetlenia oraz sprzętu projekcyjnego w tym podwieszanego;
• Minimalna wysokość Sali – 3,5 od najniższego elementu w stropie lub zamontowanego na suficie;
• Możliwość montażu i demontażu w nocy przed i po wydarzeniu;
• Zapewnienie miejsc parkingowych dla samochodów dostawczych w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia technicznego;
• Zapewnienie min. 3 miejsc parkingowe dla organizatorów;
• Obsługa techniczna podczas montażu, demontażu oraz podczas trwania wydarzenia – min.
1 os.;
• Aranżacja Sali – stoliki okrągłe o śr. maks.80 cm dla 4 osób każdy – min.20 szt., krzesła, stoliki koktajlowe – sala musi pomieścić do 200 osób.

Wymagania dotyczące cateringu:
• Restauracja lub firma realizująca serwis cateringowy – standard min. 4 gwiazdki; dodatkowo punktowane będzie posiadanie co najmniej 1 gwiazdki Michelina lub odpowiednika
w zakresie kuchni slow food;
• Welcome drink – alkohol dostarczony przez POT, serwis po stronie Wykonawcy; dodatkowo napoje bezalkoholowe – soki, napoje gazowane;
• Menu – przygotowane we współpracy z wybranym polskim szefem kuchni (wskazuje Zamawiający) wraz z prezentacją podczas wydarzenia;
• Menu – min. 3 przystawki, min. 3 dania gorące;
• Napoje – zimne – woda, soki, napoje gazowane; alkohol – polski cydr (dostarcza Zamawiający), wino białe i czerwone; gorące – kawa, herbata;
• Serwis – kelnerzy do welcome drink, podczas wydarzenia.
W Sali konferencyjnej zbudowana będzie scenografia z wydrukami wielkoformatowymi, przedstawiającymi wybrane obrazy z regionów. Wielkość wydruków to rozmiar min. 2,5 x 2,5 m każdy.
Reżyseria wymaga organizacji wydarzenia w jednej, otwartej przestrzeni zorganizowanej aranżacją scenograficzną. Minimalna powierzchnia Sali bez pomieszczeń przynależnych – 350 m2.

Uwagi:
1. Do postępowania nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz.907 ze zmianami)
2. Zawiadomienie o wyborze oferty nie stanowi przyjęcia oferty.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
• Odwołania postępowania, unieważnienia go w całości lub w części w każdym czasie
• Zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty
• Zmiany terminów wyznaczonych w ogłoszeniu
• Żadania szczegółowych informacji i wyjaśnień od wykonawców na każdym etapie postepowania
4. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z któregokolwiek uprawnienia wskazanego
w pkt 3 wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia z tytułu udziału w postepowaniu.


 

Kryterium wyboru określa się cenę oraz warunek wynikający z opisu restauracji realizującej catering a także zgodność oferty z opisanymi wyżej wymaganiami Zamawiającego.

Oferty proszę przesyłać na adres: agnieszka.rynecka@pot.gov.pl (jęz. polski) lub malgorzata.furdal@pot.gov.pl (jęz. włoski) do 7 kwietnia 2014 r. do godz. 12:00.

Do góry