ZASADY UCZESTNICTWA
W POLSKICH STOISKACH NARODOWYCH ORGANIZOWANYCH NA MIĘDZYNARODOWYCH TARGACH TURYSTYCZNYCH I PRZEMYSŁU KONGRESOWEGO

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Jedną z form promocji prowadzonych przez Polską Organizację Turystyczną (POT) jest organizacja polskich stoisk narodowych (PSN) na międzynarodowych targach turystycznych oraz przemysłu kongresowego poza granicami kraju w celu stworzenia warunków do sprzedaży i promocji polskiego produktu turystycznego.

2. Niniejsze zasady mają na celu ustalenie szczegółowych warunków udziału w polskich stoiskach narodowych wraz z warunkami najmu powierzchni wystawienniczej i sposobu dofinansowania udziału podmiotów uczestniczących w tych imprezach.

3. Jednostką wdrażającą i realizującą niniejsze zasady jest Polska Organizacja Turystyczna (POT) i Polskie Ośrodki Informacji Turystycznej (POIT-y).

II. POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE
II.a. WNIOSKODAWCY 

1. Regionalna Organizacja Turystyczna jest jedyną właściwą instytucją do występowania do POT lub POIT-ów o przydział powierzchni wystawienniczej przeznaczonej na organizację stoiska regionalnego dla wszystkich uczestników stoiska z własnego regionu. Wyjątek stanowią imprezy objęte dofinansowaniem udziału przez Ministerstwo Gospodarki i Pracy (w tym przypadku o dofinansowanie podmioty gospodarcze winny się zwracać indywidualnie) oraz imprezy dotyczące turystyki biznesowej. 

2. Biura podróży, hotele, uzdrowiska, zarządzane atrakcje turystyczne oraz inne jednostki związane z organizacją i obsługą turystyki przyjazdowej występują o przydział powierzchni wystawienniczej do właściwych ROT-ów, nawet gdy ROT nie bierze udziału w danej imprezie targowej. 

3. Miejskie biura konferencji i kongresów, centra kongresowe, obiekty hotelowo-konferencyjne, rekomendowani przez POT profesjonalni organizatorzy kongresów (PCO’s) mogą samodzielnie występować do POT o przydział powierzchni wystawienniczej na targach dotyczących turystyki biznesowej. 

4. POT dopuszcza możliwość samodzielnego akwirowania podwystawców przez miejskie biura konferencji i kongresów na stoiska narodowe na targach dotyczących turystyki biznesowej. 

5. Jednostkom samorządu terytorialnego oraz innym podmiotom w województwach, w których nie funkcjonują ROT-y dofinansowanie nie przysługuje. 

6. Przewoźnicy samodzielnie występują do POT z wnioskiem o przydział powierzchni wystawienniczej.

7. W przypadku, gdy udział w danej imprezie targowej objęty jest systemem dofinansowania ze środków Ministerstwo Gospodarki i Pracy małym i średnim przedsiębiorstwom dofinansowanie POT lub POIT-ów nie przysługuje.

II.b POWIERZCHNIA

8. Powierzchnia na poszczególnych imprezach targowych sprzedawana jest w modułach.

9. Określa się następujące wielkości modułów: 

• moduł dla stoiska regionalnego zamawianego przez ROT minimum 10m2 i jego wielokrotność ( imprezy pow. 100m2),
• moduł dla stoiska regionalnego zamawianego przez ROT minimum 6m2 i jego wielokrotność (w przypadku stoisk o powierzchni mniejszej niż 100m2).
• moduł dla pozostałych podmiotów – 4m2 i jego wielokrotność (w przypadku stoisk większych niż 20m2)

10. W przypadku stoisk narodowych mniejszych niż 20 m2 powierzchnia dla poszczególnych wystawców sprzedawana jest w wielkości proporcjonalnej do powierzchni stoiska. 

11. W przypadku dużej ilości chętnych na daną imprezę targową POT zastrzega sobie prawo limitowania powierzchni wystawienniczej dla poszczególnych podwystawców.

12. Moduły 4 - metrowe są modułami indywidualnymi i nie dopuszcza się dzielenia jednego modułu z innymi podmiotami.

III. WARUNKI DOFINANSOWANIA 

1. Przyjmuje się, iż wielkość dofinansowania jest uzależniona od imprezy targowej i kształtuje się odpowiednio na poziomie do 50%, do 35%, do 25%, 0%. 

2. W tym celu tworzy się listy o numerach I – 50%, II – 35%, III – 25%, IV – 0%
(szczegółowy wykaz zawiera załącznik nr 1 do niniejszych zasad). Załącznik nr 1 będzie modyfikowany każdego roku, stosownie do planów promocyjnych POT i poszczególnych POIT-ów.

3. Dodatkowo premiowana jest regularna aktywność wystawiennicza na danej imprezie targowej 2% za każdy kolejny rok licząc od roku wejścia w życie zasad. 

4. Większe dofinansowanie (max. do 80%) powierzchni wystawienniczej na danej imprezie targowej niż wymienione w pkt.III mogą otrzymać, na podstawie indywidualnej decyzji Prezesa POT, podmioty w sposób szczególny aktywne w promocji na danym rynku oraz sponsorujące wydarzenia około-targowe. 

5. Ogólnopolskie organizacje społeczne mogą ubiegać się o większe dofinansowanie niż wymienione w pkt. III.1 (do 80 %). Dofinansowanie takie przyznawane jest na podstawie indywidualnej decyzji Prezesa POT. 

6. Warunkiem udziału w stoisku narodowym jest wpłacenie I raty w wysokości minimum 70% kosztu udziału przed organizowaną imprezą, w terminie określonym na fakturze / nocie obciążeniowej. 

7. Decyzje podjęte na podstawie punktów 5 i 6 będą każdorazowo przekazywane do wiadomości Departamentu Współpracy Regionalnej i Departamentu Informacji Turystycznej.

8. W przypadku imprez targowych realizowanych przez POIT-y dofinansowanie jest rozliczane w ramach budżetu danego Ośrodka.

9. Dofinansowanie obejmuje także powierzchnię wspólną wraz z zabudową liczoną proporcjonalnie do wynajmowanej powierzchni.

10. Dofinansowaniu podlega koszt stoiska zgodnie z zaakceptowanym przez POT lub POIT projektem.

11. Wystawcom wykonującym zabudowę własną dofinansowanie nie przysługuje.

12. Biurom podróży zarejestrowanym poza granicami kraju biorącym udział w PSN dofinansowanie POT nie przysługuje.

IV. ZASADY ORGANIZACYJNE 

1. Informację o organizowanych stoiskach narodowych zawierającą ceny i warunki udziału POT i POIT-y zobowiązane są rozesłać do Regionalnych Organizacji Turystycznych oraz opublikować na stronach internetowych POT www.pot.gov.pl /propozycje/ targi zagraniczne.

2. Zamówienie na powierzchnię wystawienniczą należy składać do organizatora stoiska narodowego – POT lub POIT-u, nie później niż 1,5 miesiąca przed rozpoczęciem danej imprezy targowej.

3. Zgłoszenia uczestnictwa przyjmowane są jedynie na obowiązujących drukach dostępnych w POT i POIT-ach.

4. ROT-y a także pozostali uczestnicy PSN są zobowiązani do zapewnienia profesjonalnej, merytorycznej i rzeczowej obsługi własnych stoisk. Obsługujący stoiska powinny władać językiem kraju, w którym odbywa się dana impreza targowa a kiedy jest to niemożliwe musi władać jednym z następujących języków: angielski, niemiecki, francuski, hiszpański, rosyjski w stopniu pozwalającym na swobodną komunikację i prowadzenie rozmów handlowych.

5. ROT reprezentuje wszystkich uczestników stoiska regionalnego.

6. Na targach przemysłu kongresowego miejskie biuro konferencji i kongresów reprezentuje wszystkich uczestników lokalnego stoiska miasta.

7. Obsługa stoiska regionalnego nie może być większa niż 2 osoby na każdy wykupiony moduł, ale także nie mniejsza niż 2 osoby w przypadku targów dłuższych niż 2 dni.

8. Na wszelkich targach przemysłu kongresowego w PSN, wskazany jest udział do 2 przedstawicieli uczestniczącego podmiotu.

9. Podmiotowi nieposiadającemu własnego stoiska (dotyczy także stoisk regionalnych) nie przysługuje prawo przebywania na stoiskach narodowych i odbywania rozmów handlowych a także prezentowania własnej oferty.

10. Zamówienia na powierzchnię wystawienniczą przyjmowane są tylko od wystawców niezalegających z opłatami za udział we wcześniejszych targach.

11. Uczestnicy PSN korzystają z przyjętego przez POT lub POIT projektu wystroju stoiska. Wszelkie ewentualne zmiany w wystroju poszczególnych stoisk będą dokonywane tylko w uzasadnionych przypadkach, na podstawie indywidualnych decyzji POT/ POIT.

12. Wystawcy są zobowiązani zapewnić fachową obsługę własnych stoisk przez cały okres trwania targów. Niestawienie się na stoisko w pierwszym dniu targów lub pozostawienie stoisk bez obsługi przed zakończeniem imprezy spowoduje utratę dofinansowania w przypadku udziału w następnej imprezie targowej.

13. Na ladach informacyjnych POT prezentowane i dystrybuowane są głównie materiały POT.

14. Wystawcy są odpowiedzialni za zapewnienie wysokiego poziomu dystrybuowanych materiałów promocyjnych prezentowanych na własnych stoiskach. Wszystkie występy folklorystyczne, prezentacje twórców ludowych, konkursy itp. mogą mieć miejsce wyłącznie po uzgodnieniu z POT lub POIT.

15. Specjalne wydania targowe magazynów i gazet turystyczno-gospodarczych mogą być eksponowane na głównej ladzie informacyjnej polskiego stoiska narodowego, na podstawie indywidualnej decyzji POT lub Dyrektora właściwego Ośrodka Treść i szata graficzna wydawnictw musi uzyskać akceptację POT lub Dyrektora właściwego Ośrodka POT.

16. Szczegółowe ustalenia organizacyjne dla każdych targów będą określane w zawieranych umowach.

17. Powyższe zasady wchodzą w życie z dniem 1.01.2006 roku.

Opracowano w Departamencie Promocji
Przyjęto decyzją Kierownictwa POT
Dnia 21.06.2005 roku.